（空大書香園地）
商業簡報（Doris整理於95下）第 一 章 – 成功的商業簡報
◎常見的商業簡報的錯誤觀念:
1.簡報投影片是一種變相的報告小抄
2.簡報投影片越多頁表示越好:
3.投影片內容越豐富越好
4.投影片相片越大越好
5.投影片動畫越多越花俏越好
6.投影片內容詞彙越專業越好
◎所謂的簡報，就是指在有限的時間中，能簡明扼要的報告內容給大眾知曉，如果投影片太多，容易產生諸多問題。最後，代表的是雜亂無章與無重點。
◎、為了避免失誤與失常，報告只交由有經驗的人報告，易產生下列問題：1.如果報告一直由老手報告，新手永遠沒有練習的機會。2.老手報告不代表一定報告得好，如果報告方法千篇一律，可能帶來的效果會更糟。3.老手通常不如新手有創意，且投影片設計概念不如新手。
◎、與聽眾互動是一個不錯的簡報方式，透過互動，能夠使聽眾投入演講的內容，並且擴大認知的效果，但是不見得與觀眾互動就一定是好的簡報，原因是必須配合適當的場合與對象。
◎進行商業簡報時常面臨的問題1. 上台時不知所措2. 簡報時缺乏清晰的論點3. 簡報內容對聽眾沒有好處4. 簡報的過程不明白也不流暢5. 簡報內容太瑣碎6. 簡報時間太冗長◎、成功商業簡報的要素： 成功的簡報是由精闢的內容、良好的設計、優質的發表技巧以及恰當的情境營造所組成的，原因是簡報是一種視覺與聽覺活動，為的是要進行溝通，其目的包括提供資訊、協助閱聽者加以理解，取得共識或引發動機。
◎、準備簡報的組合要素：1.內容：在建立簡報內容時，必須動手做研究，分析所收集到的資訊與將面對的對象進行有
系統的歸納與分類，最後才能擬出綱要。2.設計：一旦擬出簡報大綱後，便是著手準備製作投影片，並增加圖案、圖表以及相關串連
關係，這個過程重要的地方，在於如何順暢的讓聽眾能一氣喝成從頭聽到尾。這當
中牽涉到簡報的設計、結構的鋪排以及概念連動設計。3.發表：聽眾需要在簡報中找出其價值，要的是內容與呈現模式均能造成與會者行為改變的
那種簡報。只要能夠讓聽眾找到因應改變、提升士氣與增加生產力的方法，就算只
是幫助員工更加瞭解公司長期願景的小會報，都可以是一場相當成功的簡報。4.情境：就是確認整個簡報的目的、對象、重點與場地。
這四個情境因子在整個投影片製作與發表同 時，都會讓報告人不斷的修正自己方向，以創造與聽眾一同互動的效果，進 而達到完美簡報的境界。
◎、要瞭解關於商業簡報如何製作，該從哪些方向進行？為了能完整的瞭解簡報相關要件，應該分別從簡報的準備流程、資料收集、色彩管理以及圖表設計幾個角度進行瞭解，作為後續能力培養的基礎。
◎、簡報企劃在規劃篇，主要從企劃的概念開始發展，逐步從企劃與架構發展、簡報對象分
析、邏輯設計與製作以及發展致勝策略幾個步驟說明。第 二 章 - 商業簡報準備流程
◎、簡報的定義：簡報是屬於溝通的一種型態，不論何種型態的溝通，都有傳達訊息者及接受訊息者兩方，而資訊就是透過傳達者與接受者雙方的傳達與理解的過程來進行。
簡報的最大目的在於使聽眾正確瞭解訊息，並藉此做出決定或期望的反應。
簡報最值得注意的一點，就是將複雜的內容整理成易懂的內容傳達給對方，以說服之並實現該企劃案，就必須具備適切的簡報能力。
簡報定義為：「在限定的時間內傳達正確的資訊，讓接受者下判斷及做決定的溝通方法」。
◎簡報對個人的功能1.展現專業
2.爭取支持
3.累積自信
◎簡報對企業的功能1.工作交流:
2.形成共識:
3.爭取客戶:
4.對外宣傳:
◎為了使簡報能夠成功順利，必須要正確瞭解成功的要素及適當的事前準備。其實，無論是任何溝通都要考慮到5W1H，簡報也不例外。
正式簡報準備步驟，大致可分為「確立簡報的目的(Why)」、「確認簡報的對象(Who)」、「擬定簡報的大綱(What)」、「安排簡報的時間(When)」、「規劃簡報的場地(Where)」以及「選擇製作簡報的工具(How)」等六項。
◎簡報的準備流程:
1.確立簡報的目的→2.確認簡報的對象→3.擬定簡報的大綱→4.安排簡報的時間→5.規劃簡報的場地→6.選擇簡報的工具
◎簡報的目的主要分為告知性與說服性兩種:
告知性的簡報目的在於將訊息傳達給他人，例如公司內部的營業報告，此種簡報為盡量吸引聽眾的注意與力求清晰。報告的內容必須要有趣，才能夠讓與會者集中注意力，聽取你所要傳達的訊息。
說服性的簡報目的是為了要讓聽眾有所行動，或是試圖要影響聽眾的行為，此種簡報可使用有條理的方法、感性的方式或自己本身的形象去說服對方。
◎簡報的對象主要有四種，分別為主管、同事、客戶與記者。
◎、簡報的內容架構: 一般而言，我們可以將簡報的架構分為開場白、內容主體及結論等三大部份。
◎最常使用的簡報場地模式有兩種: 分別是教室模式與會議模式教室模式:這種模式適用於教育訓練、研討會、或利用講義式的簡報。教室模式比較不正式，簡報者可以自由地在場地中走動。
會議室模式:適用於人數較少的場合，而會議進行的方式可以正式、也可以非正式。
◎電子簡報最大的特色是可以加入多媒體效果，例如:圖片、音效、色彩、音樂、飛進飛出的文字和片頭等等，讓原本單調的簡報顯得更加生動。
◎電子簡報最大的缺點在於簡報時需要同時準備電腦以及單槍投影機，而這兩者的連接卻又容易出意外。
◎電子簡報具有以下幾項特色:
1.電子檔案便於增修刪除
2.檔案保存可重複使用
3.電子檔案攜帶方便
4.多媒體效果引人注目
第 三 章 - 商業簡報的主要資料來源
◎一般而言，資料可以分為初級資料與次級資料兩類
初級資料是指為特定目的而自行直接收集的資料，而次級資料則是企業內部或外界已經有的現成資料。由於次級資料通常可以免費或是以低廉的價格購買，而且取得的時間也比較快速。因此簡報人員在收集資料時，應優先尋找可用的內部或外部次級資料。
◎、內部次級資料的應用公司內部就有許多可用的次級資料，包括人事、銷售、生產、服務、財務等各種統計報告。
內部次級資料，往往可以提供許多經營管理上所需的資訊。譬如，利用公司內部的銷售資料和會計記錄，就可以進行銷售分析、行銷成本分析及利潤力分析，提供給主管各產品線、各銷售地區、各顧客群、以及各分配通路的銷售情形和獲利狀況。
◎、外部次級資料的應用外部次級資料包括政府機關定期或不定期出版的出版物、政府機關以外的機構(學術機構、同業公會等)出版的出版物、以及商業調查機構或公司所提供的各種商業調查報告。
來源包括:1.政府機構 2.其他機構:a同業公會b廣告媒體和代理業c商業調查機構d學術研究機構
◎、輔助資料的種類(一)故事: 1.自我經驗或心路歷程 2.名人的故事(二)名人語錄: 1.處世哲言2.人際溝通3.自我激勵(三)笑話: 1.鬆弛簡報人員的緊張情緒
2.吸引與會人員的注意
3.具有滋潤簡報的效果
4.化解場面的尷尬(四)遊戲: 1.心理測驗2.腦力激盪3.文字遊戲4.團康活動(五)生活情報:1.健康保健類2.休閒育樂類3.投資理財類4.家庭生活類
◎、輔助資料的收集方法：(一)網際網路(二)報章雜誌(三)書籍第 四 章 - 商業簡報的色彩管理
「色彩」的應用也是製作簡報時一項很重要的關鍵。在各種感覺訊息中，以眼睛所感受傳達的訊息-「影像」最為重要。「影像」由「色彩」和「形狀」組成，其中「色彩」是我們便是外界事務主要的憑藉。色彩不但能幫助我門便是外界事物，增強其他感覺訊息的效果，更能直接影響人的情緒。
◎、色彩的三屬性(一)色相: 色相是指色彩的名稱，也就是色彩的「名字」，例如紅、橙、黃、綠、藍、紫即是
一般常用的色相。(二)明度: 明度是指色彩明暗的程度。通常，我們在色彩中加入白色來增加明度，或是加入
黑色來減低明度，使同一色相的色彩產生變化。(三)彩度：彩度是指色彩的純度或飽和度，通常是以某色彩內含的同色相純色所占的比例來分
辨彩度的高低。
◎、色彩的心理意象: 「色彩意象」是面對色彩一定會產生的問題，而又不易描述和掌握，所以學習色彩的第一步，就是把「色彩意象做有系統的整理與瞭解。
※紅色: 在各種簡報上常被廣泛的採用，除了具有較佳的明示效果之外，用來傳達有活力、積極、熱忱、溫暖、前進等含意的企業形象和精神。
※橙色:是一個具有力量的、歡樂的顏色，可以鼓勵溝通氣氛的形成。
※黃色: 可以刺激大腦與強化決心，黃色用在簡報文字與重點上。
※綠色: 它是平靜且清新的，同時也代表和諧與放鬆，有時也會將其用來作為強調重點的顏色，需要和簡報聽眾互動或取得回應時，綠色是一個絕佳的背景選擇。
※藍色:藍色沉穩的特性，具有理智、準確的意象，在商業設計中，強調科技、效率的商品或企業形象，大多選用藍色來做標準色或是企業色。
※紫色:令人印象深刻，且富有精神、能夠激發活力。
※白色:白色具有高級、科技的意象，可以用在標題字或其他文字上。白色代表的是宛如新生班的純潔。
※黑色:具有高級、穩重、科技的意象，在簡報的文字上，大部分能然是以黑色來表現的。
◎、簡報配色的目的(一) 可以表現出更為豐富的內容(二)能夠分辨不同意義且易於理解(三)強調並訴求重點的部份
◎、簡報配色的應用(一)對比的應用：色彩的對比，是指色彩本身受到周圍色彩的影響，產生與色彩單獨存在時不
一樣的效果。
1.色相對比 2.明度對比 3.彩度對比 4.補色對比
(二)前進色與後退色的應用: 色彩的距離感，通常是在兩種以上的色彩配色、比較之下，才會有明顯的效果；
(三)膨脹色與收縮色的應用：色彩膨脹、收縮錯覺的運用，在設計簡報時，也是一個非常重要
的考慮因素，尤其是兩種特性相反的色彩，如黑白、淡黃深藍，在搭配時可以利用
這種特性來誇示或修正圖形的效果。(四)輕色與重色的應用：無色彩中給人輕的印象顏色是白色，而重的印象是黑色。一般而言都
是輕色在上重色在下，以表現出安定感的配色方式較為適當。第 五 章 - 商業簡報的圖表設計
◎、製作圖表的優點：
(一)易於理解:
(二)便於比較
(三)掌握趨勢
(四)引起興趣
◎、製作圖表的原則：
(一)製作適合內容的圖表
(二)放進適合題目的資料
(三)加入標題
(四)塗上顏色 (五)標示單位
◎較常使用的圖形:
(一)、長條圖: 重疊長條圖、堆疊長條圖、比率長條圖
(二)、圓形圖:多重圓形圖、複合圓形圖
(三)、折線圖
◎、關係圖：若是我們要表現多個項目之相關、內涵、定位時，可以使用關係性之圖表。較
常見的有二種：
(一)座標圖：座標圖是將圖解主題的設定為縱軸及橫軸，再將想表現的內容畫在四個象限內，縱軸與橫軸的兩端分別放置大小、高低等對比類的詞彙。就能闡明整體的走向、分布等，以及表示出想傳達的內容。
※產品組合管理(Product Portfolio Management, PPM)是以座標進行事業分析或商品結構分析的
工具。 (二)矩陣圖: 矩陣圖是在縱軸、橫軸上配置好適當的關鍵字與變數，再把適當的詞彙填入，所
形成的矩陣中，就能清楚地看出整體的定位與方針，對於了解現狀與未來的對策有相
當大的幫助。
※SWOT分析是優勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)、威脅(Threat)，試一種在矩陣上個別條列表示的分析方法，可利用此矩陣訂定未來的企業策略方案。
◎、構造圖的應用與類型 ：構造圖可以呈現簡報主題之構造，較常見的有二種：(一) 金字塔圖：簡報中如果有層級制的概念，以金字塔圖來表現最為適宜。它是將三角形用
幾條與底邊平行的線做為區隔線，可以明確地表示階層數與各層的上下關係等概念。(二) 組織圖：它是以某一主題為出發題，展開其構成要項或論點的圖表。
◎、系統圖的應用與類型：是針對目的找尋方法或是由結果找出原因，將問題從可能著手的
層面逐步分析，或是將某項主題的內容予以細分時使用。較常見的有三種：(一)邏輯樹
(二)決策樹
(三)特性要因圖：特性要因圖又稱為魚骨圖，過程以大小箭頭的組合清楚的呈現。
◎、計畫圖的應用與類型: 以管理流程進度為目的的圖形，稱為計畫圖。較常見的有三種：(一)流程圖
(二)甘特圖：甘特圖是將各種工作項目的預定時程與實績上下重疊顯示，利用預定與實際工作
之間的誤差，進行時程管理的圖形。(三)計畫評核術(PERT圖)：PERT圖是將一連串工作所花費的時間與工作的先後關係，以網路
圖表現出來的時程管理方法，因此就能掌握住工作整體的流程，各工作的順序關
係也能一目瞭然。第 六 章 – 簡報企劃與架構發展
成功簡報要掌握「訴求力」、「表達力」、「說服力」，其中訴求力的關鍵在於確立簡報的目的，以利量身訂做符合聽眾需求的簡報。◎、簡報目標要如何來確立呢？步驟一：寫下這樣的敘述：「聽完我的簡報之後，我的聽眾將會．．．．．．。」步驟二：接著一一找出你希望聽眾做什麼、說什麼、了解什麼，來回應你的簡報把這些當成
簡報目標列出來。步驟三：再來審核結果，要確定你所設定的目標是明確的、可測量的，並且鎖定在聽眾身上
的」。步驟四：最後，依據你對聽眾的評估來判斷你所定的目標是否可行，是否有價值。
◎、簡報的類型(一)依簡報目的區分：1、為了說服：目的在藉由簡報說明來促使對方行動，如：行銷企劃簡報，目的在促使潛在顧
客購買商品或接受服務。2、為了說明：目的在透過簡報說明來傳達情報，讓聽眾理解。如：研究成果的發表報告。3、為了同樂：以簡報來同樂，以提高成員情誼，或加深親交，建立彼此的關係，如讀書會。
(二)依業務性質區分1、業務銷售類簡報：此類最主要的目的在呈現公司的產品或服務，以及目前在市場上的銷售
狀況。2、活動企劃簡報：此類簡報的內容著重在：明確的活動目的，以及人(決定對象與人選)、事(做
什麼事)、時(安排日期時間)、地(挑選地點)、物(準備周邊事物)的規劃。3、產品開發簡報：此類簡報最主要應用在產品開發單位對公司內部主管或者其他部門簡報產
品開發的進度，或是主動提出有關新產品開發的計劃。前面的重點在於進度的
控制，後者的重點在於市場調查與競爭分析。4、經營管理簡報：大多是由公司內部的管理單位提出，內容也都是跟管理制度或公司規章等
重大議題相關。
(三)依簡報形式區分1、提案/說明形式：其目的是提案內容可讓人接受或是正確傳達說明內容，為此必須要確實
進行現狀分析或對方的需求分析，將內容組合而成。2、會議形式：在會議上的發言也是一種簡報，要做到可以抓住重點簡潔的闡述自己的意見。
重點或結論要在最初傳達出去即為基本。
3、講課/演講形式：講課/演講形式是單方面進行的簡報。必須認真考慮參加者想要聽什麼。
(四)依簡報呈現方法區分：
1、數位簡報；
2、類比簡報；
3、視訊簡報。
(五)依與聽眾互動呈度區分1、說明式簡報：說明式的簡報，主要是在告知訊息或解釋某些事項。2、說服式簡報：主要是在說服對方，可能是讓對方接受一個想法、一項產品，或者改變他們
的觀念或行為。3、諮詢式/參與式的互動：當你想從聽眾身上取得資訊時，可採用諮詢式/參與式的互動模式。
你可能是缺乏足夠資訊、需要瞭解其他人的意見想法，或者是需要聽眾共同
激發創意。如何選擇適合的互動方式，你可以依簡報目標，決定你與聽眾的互動需要達到何種程度。
◎ 商業簡報企劃步驟與原則《步驟一》界定問題：
企劃簡報內容的第一個步驟就是界定問題，釐清簡報的背景，充分瞭解聽眾的意圖與想達到的目的，並將問題界定得簡單、明確而重要。
1.專注於重點的問題
2.細分問題
3.改變原來的問題
4.運用「為什麼」的技巧
《步驟二》蒐集現有資料：
企劃簡報內容的第二個步驟就是蒐集現成資料，掌握相關情報，瞭解時勢。
1.一般資料
2.企業內部資料
3.專業資料
4.政府資料
5.特殊資料
《步驟三》市場調查：
即直接向企業外部的消費者、經銷商、競爭同業、原料供應商等，或是向企業內部的員工、事業體、集團等調查。當所蒐集的現成資料無法滿足需求時，就需進行市場調查，以獲取所需的資料。
《步驟四》資料轉化成資訊：
企劃簡報內容的第四個步驟就是把蒐集得來的資料整理成情報。
資料的來源大致分為：現成資料與市場調查資料，也就是從上述的步驟二與三所蒐集到的資料。
《步驟五》產生創意：
創意就是點子，是一份提案必備的要素。創意人智商不一定要高，但必須要有合群、獨立、懷疑、冒險的性格，且必須養成從不同角度看事情的習慣。創意力是可以培養的，最常見的培養創意技巧就是「組合、改良、新用途」三個概念。
《步驟六》選擇可行的方案：
當你找到足夠的創意之後，接著就必須評估手中各方案的優劣，然後從中選擇一個「可行」的方案。
1.它必須事的確可行
2.它必須受到高階主管的信任與支持
3.它必須獲得其他部門的全力配合
《步驟七》概念文字化：
要擬定提案，從界定問題開始，經過蒐集資料、市場調查、把資料整理成資訊、產生創意，一直到選擇可行的方案，尚都處在概念的階段，接下來就是把你的概念文字化，即將無形的構想轉化成有形的文案，製作成簡報。
◎在簡報目的明確化及瞭解簡報對象後，接著就必須決定簡報內容的架構。
第一，如何研究並組織簡報資料:
發展簡報的「組織架構」一般可使用為傳統的方法，如羅馬數字或大寫英文字母等符號來勾勒你的簡報大綱
1.創意圖表(金字塔型)
2.思考地圖(圓形)
3.故事看板(系列幻燈片)
第二，如何決定簡報的內容。根據你的簡報目的選擇合適的簡報互動方式，來編寫實際的簡報內容。(一)說明式/說服式簡報的內容：簡報結構不同於文章寫作的結構，簡報受到時間與空間上的
限制較多，簡報的聽眾無法前前後後翻閱資料尋找重點，所以簡報必須具備：
(1)序論；(2)本文；(3)結語。
(二)諮詢式/參與式簡報的內容：
通常諮詢式/參與式簡報方式大都是在說明式/說服式簡報方式中穿插使用。
決定何時與聽眾互動，通常會因聽眾和文化的不同而定，如英美的商業簡報較喜歡在簡報進行中提問。
◎、本文結構的形式，其主要是運用一些簡報邏輯的技巧而形成的，其方法有：(1)由整體到細部製作流程(2)以時間序列製作流程：以「問題點和原因」、「解決對策」、「所期望的效果」為本文結構的
順序，也是一種時間的順序列。(3)以地理性、空間性做歸納的製作流程: (4)漸進式的歸納製作流程: 所謂漸進是逐漸增加的意思，也就是某物由小至中、由中至大階
段性的變化。(5)以因果關係來歸納製作流程(6)以演繹法來組成的製作流程: 所謂的三階論法的展開順序，以「大前提→小前提→結論」
來歸納(7)以歸納法來組成的製作流程
第七章 簡報對象分析
摘要：
壹、 著手企劃製作簡報時，應把「顧客」放在首位：本章內容
一、 如何分析聽眾，了解聽眾特質
二、 分析聽眾類型，及如何掌握「決策者」
三、 提出不同聽眾之因應技巧
貳、 簡報成功關鍵在於聽眾是否接受（或了解）簡報內容。因此「聽眾的分析」不可或缺。要做好聽眾分析，必須擺脫先入為主的觀念，簡報前先釐清會來聽簡報是「哪些人」、哪些人會被剪報「打動」。這些所需資訊，可從三個問題的細部答案中獲得：
一、 聽眾是哪些人？
二、 他們具備哪些知識？有何期待？（聽眾背景）
三、 他們的感受是什麼＝＞從「聽眾」的眼光去看你自己、你的公司、你的故事和你的簡報，讓聽眾感受到你是重視他的。
參、 簡報對象的類型：大致有對「主管、同事、客戶、記者」等四種，亦可分為內部簡報(如：主管、同事)、與外部簡報(如：客戶、記者)兩大類型。
肆、 不同情況下可採取不同應對方式。分析聽眾的學習方式，以利簡報安排。學習的四種基本方式：
一、 烏龜型：喜歡強而有力的「理論基礎」
二、 哲學家型：從「實際證據」中學習
三、 野兔型：喜歡從「實驗」中學習
四、 企業家型：只對「事實」感興趣。
第一節 分析聽眾：
※ 簡報成功的關鍵在於聽眾是否能接受或瞭解簡報的內容。而為了讓對方可以接受簡報，其內容必須是要照著聽眾的「要求」或「條件」而提出。為使簡報成功，聽眾的分析不可或缺－ －也就是認識聽眾。要做好「聽眾分析」，須擺脫先入為主的觀念，簡報前先釐清會來聽簡報的是哪些人、哪些人會被你的簡報所打動。
※ 大部分所需的資訊，可從下列三個問題的細部答案中獲得：
一、 聽眾是哪些人？
二、 他們具備哪些知識？有何期待？
三、 他們的感受是什麼？＝＞以便從聽眾的眼光去看你自己、你的公司、你的故事和你的簡報，讓聽眾感受到你是重視他的。
壹、 聽眾是哪些人：盡可能多去發掘與聽眾有關的事物，包括＝＞各種群體的統計資料、個別聽眾的特定資料等。因此，對聽眾的評估可從：主要聽眾與次要聽眾兩層次來分析。
一、 分析主要聽眾：指那些實際會出席簡報的人，你可從團體與個人兩方面來分析。
1、 團體：即聽眾「屬性」分析。從中得知觀眾人數、年齡層、教育程度、工作背景、其他統計資料（性別、種族、文化等）。
2、 個人：釐清對個別觀眾的「觀感」，囿於時間限制及簡報者與觀眾的距離，事先對觀眾愈了解愈好。
二、 分析關鍵決策者：找出掌控決策過程，且左右出席團體的觀點的人
1、 關鍵決策者：決策制定者是有「直接權力」或「直接影響力」的人。
2、 意見領袖：會「間接影響」團體看法的人士。
三、 分析次要聽眾：指那些可能會間接聽到演說、會受簡報影響，或一同準備這項簡報的人。次要聽眾不應被忽略，因這些隠性聽眾也可輕易影響簡報的表現。
1、 尋找同盟：簡報會有漣漪效應，利用主要聽眾轉告訊息的優勢，讓聽眾將簡報者的觀點與想法分享其他人。
2、 使用講義：考慮不在場的聽眾拿到講義的看法。
3、 控管訊息的流通：有機密性的訊息，需考慮如何控管的問題。
貳、 聽眾具備哪些知識？又期待些什麼？＝＞著重觀眾的「背景知識」和「心理期待」
一、 聽眾對簡報主題瞭解多少？＝＞探討聽眾有何背景知識，以及他們對訊息的需求。要避免熟悉簡報主題的專家們覺得太無趣，或者讓初學者覺得太艱澀，以下是一些必須銘記在心的要項：
1、 標示陌生的詞彙和術語：若對某些聽眾可能陌生者，不用；若聽眾已具特殊語彙能力，則應採用他們的行話。
2、 思考如何處理背景知識不一的聽眾：開場時先做非正式調查，讓觀眾了解大家的知識背景參差不齊；也可在簡報前，先發送背景資料給觀眾，特別留意決策者的背景知識，及他們對資訊的需求。
3、 挑出重點訊息，與細節做區隔：謹記讓每個人都了解「基本重點」的簡報原則。可另外引述例子或議題吸引專家的興趣，但提醒他們稍稍離題的部分並非簡報的核心。
二、 聽眾對你瞭解多少？＝＞找出聽眾對你有多少瞭解，然後試著去評估他們的觀感。想想他們對你的能力和個性有什麼看法？例如：對你的背景了解程度、是否認為你是「專家」，是否相信你的「態度公正」等，憑這些問題，可評估你在簡報前的「被信任程度」。
三、 聽眾對簡報形式有什麼期待？＝＞瞭解聽眾的心態與態度（例如：聽眾出席目的和理由、感興趣的項目、價值觀、簡報主題的利與不利點、預設問題、重要人物..等）。也要清楚聽眾對：場地設備、儀式規則、時間掌控、基本原則及輔助工具等事項的期待。
四、 聽眾在文化面上有什麼期待？＝＞聽眾的文化背景會深深影響簡報策略的每個面向。這裡的「文化」，指的是國家、宗教、行業、組織、性別、種族和工作團體，以下是一些跨文化簡報的注意事項：
1、 對待時間觀念的態度：因應觀眾對時間鬆散或嚴謹的觀點，選擇不同的簡報方式。
2、 估算聽眾的文化觀感：依據不同文化對階級、權威、團體的界定，可能須考慮會有額外的聽眾參與簡報。
3、 驅動技巧的差異：針對不同文化族群，選擇不同的「驅動技巧」 提升簡報效率。有些文化重視「物質和利益」，有些則看重「工作關係、挑戰和地位」。
4、 溝通媒介的差異：有些習慣「標準格式」的單頁備忘錄，有些偏愛「面對面討論」，有歷史與新創公司，兩者使用媒介大異其趣。
參、 聽眾的感受是什麼？＝＞聽眾的感受和認知同等重要，商業人士不單單只是重視事實和理性，其實他們也重視感覺，也會被簡報者或其所傳遞的訊息所打動。聽眾可能從簡報中得到自信、興奮、希望等「正面」感受，但也可能出現焦慮、害怕或忌妒等「負面」情緒。同時，還要留心聽眾的整體情緒。注意目前的經濟局勢、時機或他們的士氣，並謹記在心。更深入一點，你還可以分析他們對你要簡報的主題有多少興趣？有何固定成見？態度如何？
一、 聽眾對主題感興趣嗎？＝＞留意聽眾對你個人或簡報的內容態度是傾向支持、漠不關心、還是持反對意見？
1、 聽眾有高度興趣：直接切入重點即可，保留時間讓聽眾發問。
2、 興趣指數偏低或不一：利用一些技巧吸引他們的注意力，消除他們的冷漠。例如：要求聽眾參與、或縮短簡報時間提高他們的興趣。
二、 聽眾有什麼成見？
1、 正面和中立的態度：強調該論點所能帶來的好處，贏得進一歩支持。
2、 負面的態度：列出可能的反對理由或原因，然後利用一些說服技巧改變他們的想法。
三、 你對聽眾的要求是太多還是太少？＝＞仔細想想你希望聽眾對你的報告做出怎樣的回饋
1、 要求偏少：你要求觀眾回饋得少，仍應指出他們的回饋是「有價值」的。
2、 要求偏多：若偏向高難度或需耗費時間的，可利用下列技巧：1、盡量簡化過程（提供程序表），2、分成小項目，分階段進行。
第二節 聽眾類型與決策者分析
※ 每個對象都有不同的偏見、目標、愛好、興趣和需要，所以很容易搞錯對象到底關心什麼好處。在瞭解如何分析聽眾之後，如何確認聽眾，也說是看清誰才是聽眾，才能有效分析出他們想要什麼，提出符合他們所需的提案。
※ 一般而言，商業簡報的對象大致有：對主管、同事、客戶、記者等四種，亦可分為內部簡報(如：主管、同事)與外部簡報(如：客戶、記者)兩大類型。
壹、 內部簡報：
一、 對主管或上司簡報：最常見的簡報對象，而同一個簡報主題，不同層級的主管所關心的細節程度也不同，層級愈高，愈重視大範圍事項，若是單位主管，反而偏重細節部分。要訣是「簡單扼要、掌握重點、記住關鍵數字」，主要是提供主管作決策的輔助資訊，也漸進讓主管了解部門工作狀況。
二、 對同事或跨部門簡報：常發生在跨部門爭取其他單位支持；或者公司公佈實施新規定類的時候，須對其他同是說明；或教育訓練。簡報的重心偏向於資訊的告知與分享，因此氣氛比較輕鬆。要訣是「將簡報事項化成簡單的執行要點」，內容簡化有助於記憶和溝通。
貳、 外部簡報：
一、 對客戶簡報：此種簡報目的是爭取新的生意機會，要訣是「事先了解客戶需求及出席人員階級」。簡報重點是客戶聽講人的層級，以及是否來自多個單位。聽講人層級會決定簡報的細節程度，而人員如果來自各個不同單位，意味著各方需求與問題不同，我方可能需要安排對應人員一起進行簡報。
二、 記者簡報：企業與記者接觸的管道和形式有很多種，但通常會用到簡報方式進行的，大都是在記者會上面，且往往是新產品發表時。隨著產業不同，記者會的的型態也有很大不同，有的可能以模特兒走秀（服飾業）有的則以座談會或產品適用方式進行（化妝品），嗯此並不一定全以簡報形式來發表。一般而言，產品本身功能較需說明的，就可能在記者會中安排簡報的時段。記者最在意的是簡報主題與內容是否具有新聞性，因此要主題明確、內容新穎、具吸引力。
※ 在瞭解分析聽眾的一些基本做法及簡報聽眾的類型後，想必對於簡報的聽眾有了一般的輪廓了，接下來就請簡報者嘗試著回答下列的各項問題。
※ 問題一：誰是決策者？
問題二：決策者對實際情況瞭解多少？
問題三：決策者對情況的看法如何？
問題四：決策者將對建議案如何反應？
問題五：瞭解決策者的方式是什麼？
問題六：還有誰參加此次簡報？他們對建議案的看法是什麼？
問題七：還有誰會被簡報所影響？
問題八：下一個步驟是什麼？
問題九：我的後退位置是什麼？
簡報者如能於確立簡報目標後，一一審問上述各問題，當能讓你在準備簡報時考慮你的聽眾，及可提醒你再做一次檢討。
第三節 不同聽眾之因應
※ 不同聽眾之因應
※ 狀況一：全場都知道──有位參加者比你懂得更多、更像專家。
因應之道＝＞不要與之對抗！反而是要把他帶進你的簡報中。
狀況二：沒有做任何準備的參加者──這些人並沒有按照你的要求預作準備。
因應之道＝＞保持彈性！你也許可以刪掉一部分的議程，好挪出一些時間，讓這些人可以跟上進度。
狀況三：午餐後的昏睡時間──這是最難讓參加者集中注意力的時間。
因應之道＝＞如果你可以選擇午餐的內容的話，盡量清淡，而且不要有太多的點心。如果不行的話，那麼你可以調整你的簡報模式，例如多做一點短時間的休息或是增加互動。
狀況四：不停說話的聽眾──有些參加者會在簡報中不停交談。
因應之道＝＞務必避免激起該參加者的防衛心態。因為對方之所以會這麼做，可能只是由於他對你的簡報內容已瞭解，或是對其不感興趣而已。你可以在接下來的休息時間時，詢問該參加者的反應。
※ 每個簡報都會涉及一定程度的「學習」，雖無法測試每個聽眾的學習方式，至少應依據下列四種基本學習方式安排演說
一、 烏龜型：喜歡強而有力的「理論基礎」
二、 哲學家型：從「實際證據」中學習
三、 野兔型：喜歡從「實驗」中學習
四、 企業家型：只對「事實」感興趣。
壹、 烏龜型
貳、 哲學家型
參、 野兔型
肆、 企業家型
烏龜型 哲學家型 野兔型 企業家型
個人風格
1.速度緩慢而有趣
2.行動緩慢但反應不慢
3.避免目光接觸，很少暢所欲言
4.試圖納入所有資訊到已有知識基礎中
1.演說速度慢，聲調或表情少變化
2.避免目光接觸 僵硬的姿態
3.不太會暢所欲言，甚至不會要求解釋清楚
1.演說速度快而有力，但控制得很謹慎（可能較單調）
2.演說顯得大聲、唐突、甚至有攻擊性
3.保持長時間目光接觸
4.正式、自制的姿態
1.迷戀結論
2.演說直接，甚至強而有力，但避免攻擊。
3.對生命和人類充滿熱情。
座右銘 今天
只是昨天的延伸 若非因為有人類存在
世界將比現在好很多 任何到了40歲還工作的人，都是失敗者 如果有效，最好；
如果無效，繼續前進。
如何建立融洽關係
1.說話速度較慢
2.避免目光接觸
3.多笑，但一定是真誠的笑。
1.說話速度較慢
2.避免目光接觸、打手勢或激動的演說
3.對高水準的人表示尊敬。
1.演說速度相當快，用直接簡單明遼的語言
2.保持穩定的目光接觸
3.一定要避免無謂的聊天
1.演說速度快，用豐富多采的語言和詄趣事
2.改變聲調，採取積極向上的態度
3.熱情有活力
4.直呼企業家名字
演說風格
1.清楚有邏輯的結構
2.細化：在最初提出的原則上逐步細化
3.用事例和軼事為依據支持其陳述
1.細化：使用經仔細研究過、確切的事實
2.使用大量事例和軼事為談論的依據
3.若可能而合適者，進行示範論證
1.簡潔明遼
2.細化：提供概括性的看法和一些精心挑選的例子
3.用事實、資料、統計數字支持論述 1.細化：避免不必要細節
2.試圖找出有關話題的不尋常事例
3.熱情生動方式演說
4.用事例和故事闡述觀點
第八章 簡報邏輯、設計與製作
摘要：
壹、 簡報邏輯類型：有14項
一、 模組結構流：
二、 時序結構流
三、 地點結構流：
四、 空間結構流：
五、 問題與解決方法結構流：
六、 議題與行動結構流：
七、 商機的開發與運用結構流：
八、 形式與功能結構流：
九、 特色與利益結構流：
十、 個案研究結構流：
十一、 論點與謬論結構流：
十二、 比較與對比結構流：
十三、 自問自答結構流：
十四、 數字結構流：
貳、 製作優質簡報所需掌握原則：
一、 整體簡單化；
二、 內容視覺化；
三、 文字圖形化；
四、 數字圖表化；
五、 字體易讀化；
六、 色彩調和化；
七、 結構一致化。
參、 簡報版面的製作：
一、 簡報製作的基本原則是＝＞為你的聽眾、形象與目標而設計
二、 上三個目的會影響到＝＞選擇哪種媒體來傳達訊息、選擇哪種顏色、你的設計與影像風格、投影片中的文字數量，以及資訊統整模式等。
三、 因此，首先必須為你的簡報定位＝＞考量你的聽眾特性，以及所要呈現的形象與目標，來定位簡報風格，例如：要嚴肅的風格、或是幽默輕鬆的風格。
四、 要製作出一份成功的簡報投影片，其主要關鍵＝＞在於版面配置、設定簡報的一致性，以及色彩、圖表的運用等等。
第一節 簡報邏輯認識與運用
※ 簡報者的工作就是成為聽眾的領航員，而發展合乎邏輯的流暢內容，則是讓聽眾得於航行中悠遊鳥瞰全視野，輕鬆見樹也見林。有些技巧可以幫簡報者用合乎邏輯的順序組織概念，使簡報內容變得清晰動人。
※ 魏斯曼(Weissman)將之稱為「結構流（Flow Structure）」，並提出下列各種類型，分別適用於不同簡報目的。
壹、 「模組」結構流：把一連串類似的部分、單元或元素放在一起，讓彼此間的順序可互換。財務簡報屬此類。
貳、 「時序」結構流：把各類概念依據時間先後順序排列，可以反映事件發生的前後順序或即將發生的時間順序。適合用於說明以「變化」為主的簡報內容。例如：用「時間表」說明某公司（或事件）的起點及目前所在位置或狀況（或事件發生原因及方式，未來走向等）。
參、 「地點」結構流：把各類概念依據實體或所在地的邏輯組織排列內容，即依照概念發生的地理位置編排簡報內容。例如：通路商主要優勢在於全球的配銷網，其簡報對象為全球營運有需求的製造商，即可以此方式簡報。
肆、 「空間」結構流：按實體的象徵或類比分類，以概念性手法呈現主題。比如說，由上而下、由下而上、從內而外或從外而內。如每場簡報都有下列5項主要元素，由下往上的三角形，從故事開始，一層一層往上爬，逐一說明各單元。能創造一個讓觀眾容易瞭解、記憶和傳遞的模式，可有效廣泛因應於各種目的的簡報中。
一、 故事發展
二、 圖表設計
三、 演說技巧
四、 簡報業的工具
五、 問答技巧
（由內往外＝＞以同心圓方式呈現，適用某項產品的發展，中心點：最有興趣的顧客，愈往外圍市場愈大。）
伍、 「問題與解決方法」結構流：將簡報內容環繞著問題進行，說明你或貴公司能提出的解決之道。其吸引人的地方是具有「對聽者有何好處？」的特質。
陸、 「議題與行動」結構流：將簡報環繞著一項或多項議題進行，並提出你打算如何滿足這些議題。此法可避免使用「問題與解決方法」所引發客戶不悅的危機。將簡報焦點放在「說清楚聽眾應注意的議題」，通常可運用在想「反敗為勝」的提案上。例如：為某營運不善的公司提出克服的方法。
議題A：超支的開銷＝＝＝＞ 行動：立刻縮減費用措施
議題B：不賺錢的生產線＝＞ 行動：處分移轉該事業單位
議題C：營運零成長＝＝＝＞ 行動：鼓勵創新，加速開發具市場性的鋅產品。
柒、 「商機的開發與運用」結構流：將簡報環繞著某項商機進行，說明你或貴公司打算如何開發這項商機。適合於傳達技術較複雜或一般人不容易懂的課題，聽眾無需了解複雜的技術或專有名詞，即可了解利益所在。
捌、 「形式與功能」結構流：將簡報環繞著單一的商業概念、方法或科技，並從此核心概念向外延伸出許多應用或功能。將公司提案推到第一線，適用於「新產品促銷」。例如：說明SONY 遊戲機PSP。
玖、 「特色與利益」結構流：把簡報內容圍繞著一連串你的產品或服務特色，以及那些特色能提供的利益。傳統推出提案的方式，討論產品和服務的各種特色，並解釋對顧客的實質利益。
壹拾、 「個案研究」結構流：用實際案例，說明你或貴公司如何解決某個問題或滿足某位客戶的需求，並在過程中順便點出貴公司及整個大環境的各項細節。此法是抓住並留住聽眾注意力的絕佳方式，可把複雜又無趣的主題便生動，特別適用於「醫療產業」的簡報。
壹拾壹、 「論點與謬論」結構流：主動提出不利貴公司的案例，然後指出其中隱藏的錯誤論點或信仰。先下手為強，消除聽眾心中障礙，創造平等的立足點。適合於對非常懷疑公司產品（或有敵意）的對象所做簡報。例如：投資說明會，可訂主題為「五個不投資本公司的理由」，然後逐一反擊。此法容易顯得過度防衛或好辯，給人不好的印象。
壹拾貳、 「比較與對比」結構流：用一連串的比較與對比手法，說明（突顯）貴公司與其他公司的不同之處。須謹慎使用，避免冒犯另家公司或聽眾只記得另外公司。
壹拾參、 「自問自答」結構流：揣測聽眾的想法，提出問題並自己回答。所提問題最好是聽眾想問的問題，且亦能由回答問題過程中，呈現自己的核心概念。
壹拾肆、 「數字」結構流：舉出一連串關係不太緊密的想法、事實或論點。此法簡單而鬆散，可用於主題廣泛、多元、缺乏相關性的議題。
第二節 簡報設計原則
※ 在蒐集完成資料構思簡報的結構流後，接著便是要將其書面化，也就是簡報版面的製作。要製作一份優質的簡報，須掌握幾個原則：
壹、 整體簡單化；最重要也是最基本的指導原則。力求：視覺輔助工具簡單化（變免過多的輔助工具或多媒體）、避免過多資訊、聲音或視覺效果等。
貳、 內容視覺化；俗語說「百聞不如一見」，在相同時間內，用「視覺」能獲得更多的資訊，亦能集中聽眾的眼光，所留下記憶比只以「言語說明」 高得多。但在內容視覺化的過程中，須注意讓聽眾「易看」、「易懂」、「無誤解」。
參、 文字圖形化：當投影片須停留一分鐘以上時，用一些創意的表達方式，會比單純的文案呈現有效。以圖形代替文字、或把文字當圖形使用，都極具創意。
肆、 數字圖表化：當投影片所要陳述的是「數字」時，運用合適的「圖表」或「曲線」呈現比較容易理解。但須力求數據圖表的簡單化，減少容易分散注意力的「垃圾圖表」。
伍、 字體易讀化：選擇可讀性高的字體及使用易讀的字形大小，例如：「大標題」和「內文」間的字型差異要明顯，英文簡報避免全部都是大寫字體。
陸、 色彩調和化：顏色是另一種視覺效果的取決因素，若能有技巧的、妥善的運用顏色，強調訊息，將可提高溝通效果。但不可過度使用顏色，因顏色愈多，聽眾愈無法記住文字內容。
柒、 結構一致化：文書設計在版面上的呈現應前後整體一致，其目的在於促進聽眾有一定的視線流程與動作，不僅可提高簡報的形象與理解的效果，更能讓不同觀眾有相同理解。
第三節 簡報版面的製作
※ 簡報製作的基本原則是為你的聽眾、形象與目標而設計，此三個目的會影響到你會選擇哪種媒體來傳達訊息、會選擇哪種顏色、你的設計與影像風格、投影片中的文字數量，以及資訊統整模式等。因此，首先必須為你的簡報定位，考量你的聽眾特性，以及所要呈現的形象與目標，來定位你的簡報風格，例如是要嚴肅的風格或是幽默輕鬆的風格。
※ 要製作出一份成功的簡報投影片，其主要關鍵在於版面配置、設定簡報的一致性，以及色彩、圖表的運用等等。
壹、 決定構成要項：簡報的主要構成要項有：
一、 標題：簡潔的表達這份資料的內容主題。
二、 訊息：表現分析的內容、結果及想要傳達之意見，是視覺化文書中最重要的項目。
三、 圖形、圖表：將訊息更具體地表現出來，圖形和圖表都必須選擇最適合表現訊息的方式來製作，與「訊息」項目相同重要。
四、 注釋：圖形、圖表的補充說明，有時是整份文件的補充說明。
五、 資料來源：可增加資料的可信度，如果不是原始資料，就一定要註明資料來源。
六、 頁碼：可適時讓聽眾掌握進度；同時，在準備及整理階段則非常有幫助。
七、 製作日期：資料製作完成後，如日後需要修改時，可瞭解文件之經歷。
八、 標誌(Logo)：顯示簡報者的身份或歸屬，但簡報者需小心使用，因有正式的Logo通常在傳達它是一份正式文件，因此公司的正式Logo要謹慎使用。
參、版面配置：最簡單方法，就是利用PowerPoint中簡報的樣板－ －母片（Master）之功能
肆、電子簡報的製作流程：
一、 步驟一：先規劃每張投影片要呈現的內容
二、 步驟二：建立新的投影片檔案
三、 步驟三：選擇或製作投影片樣板
四、 步驟四：將文字內容填入對應投影片中
五、 步驟五：調整文字內容的畫面呈現
六、 步驟六：於其他軟體製作圖表
七、 步驟七：將圖表置入投影片中勿求圖表設計的清楚
八、 步驟八：調整圖表內容的畫面呈現
九、 步驟九：加入多媒體的動態效果
十、 步驟十：完成簡報
第九章 發展簡報致勝策略
摘要：
壹、 好的開場白：好的開始是成功的一半。好的開始可以引起聽眾的興趣，並為剩下的簡報做好的準備。要有好的開始必須包括＝＞簡報裡要講些什麼？為何它很重要？與聽眾建立一致性，並說明你的論點是如何引申出來。
貳、 開場白應鎖定的幾個面向：
一、 強調目的和結果；
二、 提供討論指南；
三、 交待簡報的範圍與限制；
四、 如何處理遲到者。
參、 七種經典的開場白：有效的開場白有：
一、 提問題；
二、 事實陳述；
三、 回顧/前瞻；
四、 小故事；
五、 引言；、
六、 格言；
七、 類比。
肆、 好的開場白應具備特質：
一、 說明這個簡報會對聽眾的重要性，即能帶給聽眾什麼樣的利益。
二、 說明聽眾所關心的，在開場白時即與聽眾建立一致性，提示你與聽眾是站在同一陣線的。
三、 詢問聽眾所關心的，但只有在你已知道聽眾將提出的問題而已準備討論時才使用此方式。
四、 說明資格，如果沒有人介紹你的資格或聽眾對你有敵意，這個方式可幫助你建立一致性。
伍、 漂亮的結尾：
一、 總結型結尾；
二、 挑戰型結尾；
三、 動員型結尾；
四、 感覺良好型結尾。
陸、 簡報前的演練與簡報後的檢討：
柒、 回顧與檢討：
捌、 培養創意能力的技巧：
第一節 開場白與結尾：好的開始是成功的一半。好的開始可以引起聽眾的興趣，並為剩下的簡報做好的準備。要有好的開始必須包括，簡報裡要講些什麼？為何它很重要？與聽眾建立一致性，並說明你的論點是如何引申出來。
壹、 在開場白中應該鎖定以下幾個特定面向：
一、 強調目的和結果：強調目的和結果可以讓與會人員專心，也可作為評估團隊進步的依據。在開場白中應該強調開會的「目的」，人們只有在你說服他們相信，簡報裡某些情事是為了他們的組織時，才會安靜並集中精神注意你的簡報。
二、 提供討論指南：此動作確保每個人都了解主題，且對於主題及程序若有重大異議，亦能藉此提出。事先澄清這些主題，會比在熱切討論時才提出更有效。
三、 交待簡報的範圍與限制：事先參考聽眾分析表，進一歩評估聽眾對主題的認知情形，再交代討論的範圍與限制，讓簡報的主題更聚焦。
四、 如何處理遲到者：當與會者比預定時間晚進會場時，該如何回應呢？
1、 考慮公司文化
2、 想想你傳出的信號
3、 將遲到的人數減到最少
4、 有效處理遲到現象
貳、 有效的開場白有：
一、 提問題；
二、 事實陳述；
三、 回顧/前瞻；
四、 小故事；
五、 引言；、
六、 格言；
七、 類比。
參、 好的開場白，應具有下列特質：
１、說明這個簡報會對聽眾的重要性，即能帶給聽眾什麼樣的利益。
２、說明聽眾所關心的，在開場白時即與聽眾建立一致性，提示你與聽眾是站在同一陣線的。
３、詢問聽眾所關心的，但只有在你已知道聽眾將提出的問題而已準備討論時才使用此方式。
４、說明你的資格，如果沒有人介紹你的資格或聽眾對你有敵意，這個方式可幫助你建立一致性。
肆、 簡報結束時常見的三個錯誤：
一、 驟然停止：報告者在沒給聽眾任何提示下結束簡報。例如：「我想我要說的都已說完，所以到此結束吧」。
二、 無盡的迷宮：此類型的簡報特徵是在結束演說時，和聽眾一樣感到迷失和困惑。例如：「好了，就到此為止吧。另外，我想提醒你們一下我剛才所講過的內容、、、」。
三、 陳腔濫調的結尾：此類型的簡報者知道何時應該結束演說，但語氣過於嚴肅。例如：「综上所述…..」、「在我們結束之前…..」、「最後……」、「我希望你們瞭解…..」等。
伍、 做一個漂亮的結尾：下列幾種方式：
一、 總結型結尾：適用於只傳達訊息，無須聽眾有後續行動的簡報。如：「我們已看到公司面臨何種壓力……，.及應付這些壓力的可能方法…」
二、 挑戰型結尾：適用於提出一個特定問題後，或再號昭大家作更大或全新的努力時，向聽眾提出挑戰，可達最佳效果。例如：可以「我們能」做什麼，或「我們將」作什麼，提出挑戰，並提出可行的行動方針。
三、 動員型結尾：適用於當簡報的意圖，是要促成聽眾對一項特定的行動方針達成共識時，可將簡報總結限制在提出行動方針有利的範圍之內，並在結束時準確地說明下一步應做什麼。
四、 感覺良好型結尾：適用於當簡報目的在於將聽眾鼓動起來，使他們熱情洋溢時。最常見形式是引用名言或詩句，只要能挑起所希望的情緒反應，引用的名言或詩句不一定要與簡報主題相關。
第二節 演練與檢核
壹、 簡報前的演練：簡報的事前演練，可協助簡報者進行各項檢核：
一、 說明內容、用字遣詞是否適當
1、 說明內容中是否有誤。
2、 說明方式、表達方法是否淺而易懂。
3、 是否出現過多略稱、專業用語、及公司內部用語。
4、 敬語是否使用正確。
5、 是否有出現不得體的內容。
6、 是否出現不雅的口頭禪。
二、 說話方式是否適當
1、說話速度是否適中。
2、會不會愈說愈快。
3、音量大小是否適中。
4、說話聲音是否有精神且宏亮。
5、發音是否正確。
6、語尾是否含糊不清。
三、 姿勢是否適宜
1、是否適當地使用指示棒、雷射筆。
2、是否比手劃腳地說話。
3、是否有眼神接觸。
四、 態度
1、是否感受到熱情。
2、是否感受到誠意。
3、是否保持自信而大方的態度。
貳、 簡報後的檢討：
一、 意外狀況的檢討
二、 聽眾回應檢討
三、 自我檢討
四、 簡報後應立即進行下列動作
1、 向主辦單位致謝
2、 迅速處理聽眾要求的課題
3、 提供補充的資訊
4、 報告問卷的結果
第三節 培養簡報創意能力
※ 一個具有創意的人，智商不一定要高，但必須要有合群、獨立、懷疑、冒險的性格。其創意不見得是與生俱來的，它是可以藉由個人後天的努力學習培養而來的。
※ 培養創意能力的方法：
一、 方法一：天天動腦，是培養創意的第一步。
二、 方法二：喚起豐富的想像力，想像力是夢想，是聯想，甚至是幻想，是人類思考的原動力。我們可運用「如果思考法」，來提昇個人的想像力，也就是，當你在思考某個事物時，加入「如果」的想法，你的想像力將可從法律、規章、制度、傳統等束縛中解放出來。
三、 方法三：角色扮演法，就是站在別人立場去思考的一種方法。凡是設身處地為別人著想，跳脫個人的框架，將可從他人的角度發現新事物，獲得共鳴。
四、 方法四：相似類推法，就是拿形體相似的東西來刺激自己產生構想的一種思考方法。
五、 方法五：逆思考法，就是從完全相反的方向思考的一種方法。
六、 方法六：化繁為簡法，就是把複雜的問題分割成若干小問題的一種思考方法。
七、 方法七：改變觀點法，就是用不同的觀點去看早已習以為常的事物。從不同角度去觀察這個早已看慣的世界，將看到許多以前沒看到的事實。
八、 方法八：連接聯想法，就是與原來事物互相連接在一起的思考方法。
九、 方法九：焦點法，是一種運用聯想力來思考的方法，由於它聯想的過程，就如同照相時必須對準鏡頭的焦點一樣，所以稱焦點法。
十、 方法十：列舉法，是一種運用聯想力來思考的方法，由於它聯想的過程，是先列舉出產品的屬性或類別之後，再加以改變或組合，所以稱為列舉法。列舉法可區分為屬性列舉法與類別列舉法兩種。
十一、 方法11：潛意識思考法，就是利用人類的潛意識思考來孕育構想、解決問題的一種方法。
十二、 方法12：腦力激盪法，在會議中運用集思廣益的方法，以蒐集眾人構想的一種思考活動。
第十章 專業形象的塑造
第一節 提升良好形象的要素與技巧
壹、 所謂「形象」＝＞可以說是指一個人外在所呈現出來的一種「個人風格」。而此個人風格則是由一般人的「印象」不斷地累積，所成為大家口耳相傳的「形象」。因此，「第一印象」非常重要，不論是好是壞，往往是決定是否想要進一步認識這個人的先入為主的觀念。第一印象又被稱為「首因效應」是指最先的印象對他人的社會知覺產生較強的影響。而此第一印象，往往在數秒內即已決定。
貳、 提升自己的形象，可從以下幾方面著手：
一、 建立能做事、會做事、敢做事的能力形象；
二、 經由做事的幹勁、對人的熱忱而積極引人注意；
三、 待人誠實互信，提高給人信賴，安全的感覺；
四、 善於溝通，表達清楚，使人感覺親切、溫和；
五、 與人相處過程中，能凸顯爽直、愉悅的明朗個性。
參、 建立五種形象的相關表現技巧與注意事項：開始簡報或報告之前便擬定好幾個要點，可以讓人感覺我們有著清晰靈敏頭腦的印象。報告要講重點且盡量精簡，並於最後做總括性的結論等。這些都可以表現出有能力的形象。而引人注意的技巧，主要是強調在身體語言及與人相處上能表現出幹勁與熱忱。待人接物唯有「誠信」二字，若適當地運用技巧可以傳達出給人誠實與信賴的感受。「使人感覺出溫和親切的自我表現技巧」，重點則在於與人溝通時的表達技巧及人際往來的原則。要強調明朗的個性，則可從聲調、服裝及色調來顯露。
一、 建立有能力形象的自我表現技巧：透過以下準則的學習與自我要求，而產生「會做」、「能夠」的形象：
1、 開始簡報或報告之前便擬定好幾個要點，可以讓人感覺我們有著「清晰靈敏」頭腦的印象。
2、 凡事歸納成三個要點，加強我們具有「優越歸納」的印象。
3、 為建立我們有靈敏頭腦的印象，對文章和談話的句子要盡量精簡。
4、 在簡報的最後做總括性的結論，可以讓人留下我們具有「深厚才能」的印象。
5、 呈報意見給上司時採取「請教」的方式，則較不會被抨擊。
6、 把專門術語在簡報中夾雜混用出來，可以建立自己「專業」形象。
7、 要說服對方的場合中，利用準備好的資料可以增加對方的「信賴感」。
8、 瀕臨困境時，保持沉默較能達到自我表現的作用。
9、 超越了「任務期待」的水準，反而會提高對我們的信賴感。
10、 把自己受人注目的特色集中歸納，可留給人深刻強烈的印象。
二、 積極引人注意的自我表現技巧
三、 提高他人對自己信賴感的自我表現技巧：待人接物唯在「誠信」二字，若適當地運用技巧，可以傳達出給人誠實和信賴的感受。提高他人對自己信賴感的自我表現技巧約有下列十點：
1、 誠實：自己不知道的事，誠實地說「不知道」可以得到好感。
2、 小聲談論：對於有「自信」的話仍小聲談論，比較不會帶有強迫性。
3、 使用肯定式：即使沒有把握的的事情也要使用「肯定式」，較易使對方相信我們所說的話。
4、 不利事件表達責任感：對自己不利的事情無須開場白，直截了當地把事件原由說出，可使人注意到我們有強烈的責任感。
5、 誠意：犯錯時與其辯白，寧可以彌補過失的行動表示，如此能強調出「誠意」。
6、 講話速度：對著廣大群眾講話時，注意速度要比平常慢一些。
7、 吸引對方情緒：打電話時應先詢問對方情況是否方便，如此可以吸引住對方聽話的情緒。
8、 提前到達：為了向對方表示誠意，可提前10分鐘到達碰面地方等候對方。
9、 使對方安心：重述對方所提問題或託付的事情，可表示出我們對對方的問題或事情，抱著相當認真、重視的態度，且使對方安心。
10、 聆聽態度：手臂抱胸的聆聽態度，很容易使對方留下「狂妄傲慢」的印象。
四、 使人感覺出親切溫和的自我表現技巧
五、 強調明朗個性的自我表現技巧
第二節 專業形象應具備的能力]
※ 在商業簡報中，除了要有一般的良好形象之外，最重要的應是「專業形象」的建立。而專業形象的建立則是主要建構在「專業能力」的表現。
※ 建立專業形象，除了擁有專業能力、外在表現與服裝儀容之外，亦應從內在著手，也就是培養「組織力」、「創造力」、「洞察力」、「分析力」、「科技力」、與「表達力」。
壹、 「組織力」：是指在面對繁多龐雜的資料或情報時，如何有系統地篩選與整合手邊的資訊，以及運用最少的資源，發揮最大的效益。組織力最主要的特質是「整體性的邏輯思考」。如何提高組織力，則可從下列四種技巧著手
一、 立體(或系統)思考法、
二、 撰寫簡報(或工作)紀錄、
三、 蒐集資料(或資訊)、
四、 學習整理分析資料。
貳、 「創造力」：就是跳脫舊有限制與想法，創造出令人讚嘆、驚奇、拍案叫絕的構想。創造力並非無中生有，而是從日常生活中，既有的事物發掘。很多具有創意的產品和服務只是舊有元素的新組合，或是觀念的改變。提高創造力的方法，可以從下列技巧著手。
一、 擁有一顆好奇的心、
二、 經常動腦筋、
三、 打破舊有習慣、
四、 發揮聯想力、
五、 開放心胸、
六、 享受生活
參、 「洞察力」：所謂洞察力是指觀察及辨識需求的能力，一種積極、敏銳、善於傾聽與觀察的特質，具有專業的分析與解讀能力，能敏銳地抓住趨勢與需求。提高洞察力的方法有
一、 訓練觀察能力、
二、 觀察時代、產業與社會趨勢、
三、 練習傾聽、
四、 舉一反三、依此類推等技巧訓練。
肆、 「分析力」：是充分理解、一針見血、精準解構的能力。
一、 此有三項重點必須注意：
1、 是 「態度嚴謹」
2、 是「分析指標的評估與設定」
3、 是「善用方法與工具」。
二、 提高分析能力的方法則有：
1、 逆向思考、
2、 以他人角度思考、
3、 觀察經濟體系/市場結構、
4、 養成大量閱讀的習慣、
5、 培養多方面的技能。
伍、 「科技力」：指的是技術辨識與運用能力，也就是「Know-How/ 清楚掌握解決方法」與「 Know-Why/深入了解解決原理」。懂得用方法(解決原理)，找出最適合的工具(解決方案)，以最經濟有效的方式(人力/物力/時間/預算控管)，滿足需求或目的(效益評估)。提升科技力的方法有
一、 不設限的想法、
二、 勇於突破、
三、 學習精神、
四、 瞭解並運用資訊科技、
五、 自我提問。
陸、 「表達力」：是指與他人溝通及互動的能力，目的不外是說服、爭取認同或傳遞訊息。商業簡報的表達力也是一樣，必需透過不同方法、語調、技巧或情境的表現，正確且有力地傳達訊息。提升表達力的方法有：
一、 瞭解簡報或溝通的對象、
二、 一次只講一件事、
三、 與他人討論、
四、 問答模擬。
第三節 注重儀表觀感：
※ 專業形象的建立，除了一般塑造形象的因素與技巧、以及專業能力的培養之外，最重要的是簡報時的服裝儀容的展現。而服裝儀容又可依各種不同的產業特色，加以搭配，可以充分展現專業形象與自信。
壹、 「電子、高科技產業」強調絕對的專業與自信＝＞科技與尖端：特色是給人簡單俐落的專業形象， 樸素優雅的現代感。
貳、 「傳播業」強調的是大眾傳播的新鮮魅力＝＞特色是充滿活力、朝氣、幹練及衝勁的時尚感。
參、 「廣告行銷」強調的是創意的表現與非凡的品味＝＞特色是創意與時髦的無拘束穿扮，表現時尚的個人風格。
肆、 「企管顧問」著重在自信的專業形象＝＞特色是專業沉穩，性感內斂的時尚風味。
伍、 「金融業」講求的是簡單樸實的信任感＝＞特色是穩重素雅的外觀形象，簡單清爽裝扮最能表現優質品味。
陸、 「服務業」主要以甜美親和力取勝＝＞特色是強調活潑大方的親切感、溫柔的親和力，穿著上應盡量給人沒有壓力的溫和風格
第十一章 簡報實施的技巧
第一節 良好簡報所需的技巧
※ 一般在簡報過程中，所使用的一些技巧與應該避免的陷阱，大致可分為兩大類，一是「態度」二是「報告進行中」相關的技巧。
壹、 與「態度」有關的技巧：態度是影響行為結果的主要因素，若具備良好的簡報態度，已經邁向成功簡報的一大步。相關的「態度」有：表現出「熱情」的態度、表現出「自信」的態度、營造出「平易近人」的氣氛、抱持著「誠意」的態度。
一、 表現出「熱情」的態度、
二、 表現出「自信」的態度、
三、 營造出「平易近人」的氣氛：
1、 控制緊張、克服焦慮：克服焦慮控制緊張的基本技巧：
（1） 事前的充分準備與練習或預演，可以使簡報更加熟練，不但可以增加自信心，亦能降低緊張的情緒。
（2） 放鬆自己，克服焦慮與不安，可進行幾分鐘的「深呼吸」。
（3） 移轉焦點。為了避免因為是眾所矚目的對象，所造成的緊張與不安，可以適時地利用場地轉移觀眾的焦點及目光。
2、 開朗的表情，適時展現幽默
四、 抱持著「誠意」的態度。
貳、 「報告進行中」有關的技巧則有：服裝儀容專業整潔、勘查場地，提前到達簡報地點、重點明確，簡潔扼要、控制簡報時間，並掌握現場氣氛、簡報時應避免的陷阱及注意事項。
一、 服裝儀容專業整潔：專業形象的建立，除了一般塑造形象的因素與技巧、以及專業能力的培養之外，最重要的是簡報時的服裝儀容的展現。而服裝儀容又可依各種不同的產業特色，加以搭配，可以充分展現專業形象與自信。
二、 勘查場地，提前到達簡報地點：在正式簡報之前，最好先勘查場地並確認會場設備，例如：簡報檔、投影機、喇叭、麥克風、螢幕、網路線等，是否就緒並且能正常運作。如此可以事前發現場地限制，預先因應，確保簡報時能發揮最佳效果。預留緩衝時間，避免突發狀況。並利用時間稍事休息，緩和緊張情緒，提早準備簡報設備及資料，有助於簡報時的表現。
三、 重點明確，簡潔扼要：簡報內容要有架構，重點明確並簡潔扼要。一開始必須說明簡報的大綱或綱要，讓聽眾對簡報內容先有一個概觀性的瞭解，接著則是細部的介紹，並強調此部份是在整個架構中的哪一個部份。如此，才能讓聽眾，快速掌握重點，進入狀況。簡報的資料數據正確簡要，易懂易記，必須說明資料的來源及根據，並盡量使用圖、表顯示。簡報方式要有系統、有節奏、並具體化。講述重點可以讓與會者快速掌握簡報內容及要點，保持注意力並提高興趣。
四、 控制簡報時間，並掌握現場氣氛：簡報之前，必須事先預演及練習，確認簡報內容及順序，並依據內容輕重，設定時間長度。因此能夠有系統、有節奏地進行簡報，良好控制簡報的時間及進度。在簡報進行中，察言觀色，可適時調整簡報策略。全程用心傾聽，掌握與會者的情緒反應，活絡氣氛、增強互動，提高效果。有技巧地提出或回應問題。揣摩洞悉對方的心意或立場。從中探尋對方反應或立場，並將提問納入修正意見。留心異常反應，預防突發狀況，若無法避免的突發狀況發生，例如簡報時間突然被壓縮、突然被要求改變內容順序、不斷被聽眾打斷等，亦要鎮定不要太過於緊張，儘可能作最好的臨場反應及處理
五、 簡報時應避免的陷阱及注意事項：在簡報進行中，應避免不知不覺掉落以下陷阱，例如：漠視業主或諂媚做作、滔滔不絕或自吹自擂、態度儀容欠佳、不懂裝懂或答非所問、直接讀稿照本宣科、內容或語意艱澀難懂、夾雜過多外語或專業術語、準備不周或錯誤百出、遲到或早退、主題模糊不明、說明繁雜難懂。這些都是在簡報過程中，要特別注意，以免功虧一簣。
第二節 簡報的語言技巧
講次大綱：
一、了解簡報中所使用的語言技巧
二、簡報中常使用的內部串場話
三、簡報中常使用的外部串場話
※ 簡報中的語言技巧，是指報告時所用的措辭、語氣、音量、速度、內部串場話與外部串場話等。
※ 使用有關語言的技巧與注意事項：
壹、 「口語練習」：一個簡報非常有效的神奇要素。所謂的口語練習意味著透過事前的練習，把簡報內容的結構與大綱轉換成圖文並茂的故事。必須大聲地說出你要簡報的內容，並佐以投影片。練習時要像自己就正站在目標聽眾面前一樣逼真。不只是口頭默唸或頭腦演練，而是經過口語練習，一再改善，可以提升簡報整體的流暢感，並使每次簡報時都能清楚地說明重要的想法，而更具有說服力。
貳、 「內部串場話」，即把簡報各部份串起來的言詞內容。有以下各種技巧：
一、 參照結構流：結構流指的是簡報內容的結構流程。簡報的過程中，請不斷參照你使用的主要結構流。可以避免聽眾「見樹不見林」，並使他們對主題抱持著連續感。
二、 有邏輯的轉換：把延伸出去的內容做個收尾，並導入下一個主題。這是最簡單、最直接了當的內部串場話，只要清楚地說明每個概念之間的關連性就好。
三、 交互參照：簡報時前後參照其他主題。
四、 反問：提出相關問題，並提供答案。在簡短而重要的轉折處，可以使用反問法。從延伸出去的內容中或能導向下一個主題的脈絡中提出一個問題，然後提供答案。
五、 反覆出現的主題：簡報一開始時就先建立一個範例或資料點，然後在簡報過程中經常參照它。
六、 對稱：簡報一開始時就先建立一個範例或資料點，然後在簡報過程中都不要提到它，直到簡報結束時再提。反覆出現主題的另一種做法就是在一開始參照某個主題，然後在簡報過程中都不再提起，直到結束時才回頭參照。
七、 咒語：就是在簡報過程中不斷使用某個標語或口號。
八、 內部摘要：每次重大轉折時先停一下，並摘要說明剛剛提到的要點。
九、 列舉法：把相關的概念集結成一套，並逐一說明。
十、 算數：即解讀數字資訊。當討論數字資訊時，請用比較、對照或解讀資訊等方式，讓聽眾有個完整的概念。
十一、 強調「終點」：「終點」即是最後想要聽眾所採取的行動，也是簡報的目的。在簡報的過程中，要不斷呼籲聽眾採取行動。
十二、 說出貴公司名稱：常常提到貴公司、產品或服務的名稱。
參、 「外部串場話」，即簡報各部分和聽眾串起來的言詞內容。
一、 直接參照：直接點名台下觀眾。例如直接點名聽眾或說一個和台下聽眾或某個聽眾有關的故事。
二、 彼此參照：即提到和你、聽眾都有關的人、公司或組織。\
三、 問問題：向一個或幾個聽眾問問題。
四、 參照時勢：這種技巧就是參照最新發生的時勢，看看今天或最近發生的事情。
五、 在地化：這種技巧是善用簡報地點相關的資訊，拉近與聽眾的距離。
六、 資料：可以藉由參照能連結並支持簡報內容的最新資訊來創造外部串場話；愈即時、愈能緊緊連結到特定聽眾的資料愈好。
七、 客製化的開場白：最後也是最簡單的外部串場話就是客製化的開場白，要在投影片一開始就提到聽眾、簡報的地點和日期。
肆、 「措辭」：即簡報中所使用的辭彙，也是讓簡報「活」起來的重要因素。避免使用：「現在我想要」、「就像我所說的 」、「我要很快的告訴各位 」、「我們相信」、「我們認為」、「我們覺得」、以及容易造成爭議性的字言。
伍、 語氣、速度與音量：即跟語言表達的相關技巧。
一、 在語氣方面，要以肯定的語氣表達，例如以肯定句、明確的事物、正面的方式作為表達的焦點，並用自己的方式表現出來，如此可以給人積極、正面的良好印象。
二、 說話時要以適當的速度、音量、發音來表達。
三、 音量：
四、 發音：
第三節 簡報的非語言技巧
講次大綱：
一、了解簡報進行中的相關技巧
二、了解簡報中所使用的非語言技巧
※ 一般非語言的表演技巧，是指在觀眾面前的姿體、動作與聲音表現方式。非語言的台風表現雖然能夠左右成功簡報與否，但是「完美的」台風卻不一定是必要條件。事實上，每位聽眾的喜好不盡相同，不可能達到人人滿意的完美境界。
※ 因此，不見得要做十全十美完善表現的準備，但可以參考以下三方面所提的建議，使簡報更盡完美：
一、 首先，要暸解那些非語言的因素會影響你的表現，有些與你個人行為模式有關，例如手腳的擺放位置。有些與個人無關，如空間環境與選用的輔助工具。而大部分的因素是視「情況」而定，會因簡報者的習慣、個性、演講廳大小及背景文化的不同而有所調整。
二、 加強非語言的台風表現。分析瞭解自己的非語言技巧之後，可透過演練，控制時間、利用輔助工具等，增強台風效果。
三、 處理緊張的症狀。
※ 「商業簡報中的非語言技巧」，有以下幾個部份：
壹、 身體的姿勢與動作：姿勢與動作是一個非常重要的非語言溝通方式。在不同的場合與環境，亦會有些許的不同。但是必須注意避免做一些令人分散注意力的姿勢，例如身體歪斜站立、怪異的腳步姿勢、移動的姿勢、靠立的姿勢、在椅子上轉動身體等。
貳、 雙手和雙臂的姿勢：可透過熟識的人或觀看錄影帶，找出你最自然的姿勢，亦即找出可在放鬆的情況下，例如派對或平時坐著時的最自然姿勢。
參、 「眼神接觸」：對話時，彼此注視著眼睛，是誠懇和自信的表現。
肆、 「臉部表情」：簡報時應避免面無表情、無動於衷，或者緊張兮兮的模樣，應該要放鬆臉部肌肉，做出最自然的表情。如展露合宜的微笑、會說話的表情、與觀眾互動。
伍、 「聲音的特性」：理想的說話聲音是自然和帶著趣味的。最簡單的方法是避免朗讀資料或背誦資料。
一、 音量：適中，以每位觀眾都可以聽清楚為原則。速度避免太快或太慢，亦不要持續不變，可透過停頓點改變速度。
二、 抑揚頓挫：音調的高低要有變化。
三、 發音方式：即清晰度，咬字要清楚。
四、 語助詞：可透過語助詞的簡短聲音，用來取代停頓，例如嗯、啊、哼、你知道的。
陸、 「周遭空間與物品」：非語言表演的另一項重要因素，就是四周的空間和物品的安排與配置。
一、 在空間方面：即考量座位、高度及距離的安排與配置。
1、 從座位的安排方式可以看出你想要與觀眾如何互動，這也是非語言溝通的一部分。排成直線，是最不需要互動的。U字型的座位則在鼓勵觀眾發言。若採用一張大桌子做簡報，圓桌給人感覺比較親切，方桌則比較正式。
2、 高度和距離的安排，若與觀眾的相對高度愈高，所營造出來的氣氛就愈正式，這也是非語言的一種暗示。
二、 周遭的物品擺設：即簡報者所選擇擺放的物件及穿著方式，也是一種重要的非語言暗示。
1、 介於簡報者與觀眾之間的物件，一般而言，擺設愈多物品，感覺就愈正式也愈有嚴肅的氣氛。
2、 在穿著方面，穿著代表專業形象，亦為非語言的一種暗示。因此，穿著顯示出簡報者想要表現的形象，在選擇時，可以考慮舒適度以及觀眾的期待。此外，不同的觀眾、場合、組織機構及文化，亦應有不同的穿著來搭配。另外，容易使人分心的飾品，例如珠寶等宜少用，以免在做出肢體動作時反成注意的焦點。
第十二章 簡報問與答
講次大綱：
一、了解問與答的目的及準備
二、了解商業簡報中回答問題的一般步驟
三、了解回答問題的每個步驟的作法及技巧
第一節 問題假設與答案的預先準備
※ 「問與答」是簡報者與聽眾最直接也是最方便的一種互動方式。簡報者接受聽眾發問主要有三大理由：
一、 可以在聽眾與你之間形成積極的交流。
二、 在簡報中接受聽眾發問，可以當場消除任何的誤解，增加彼此信任。
三、 聽眾提出的問題，可以使你更清楚地暸解，他們的理解狀況和感興趣的部分，從而及時調整簡報內容，回答聽眾所提出的問題。
壹、 問與答的「目的」：
一、 聽眾問問題的目的＝＞不外乎是想明白真相、增加知識、挑戰或測試簡報者等，這對整場報告應當有好處。
二、 簡報者回答提問的目的＝＞乃是要縮短在某一觀點上與提問者(也包括其他聽眾)之間的了解差距。
貳、 問與答的「準備」：雖然問與答的狀況難以預期，但不能因此不去準備，也不要有心存僥倖想控制他們的念頭。最好的準備就是事前花點時間，想想聽眾可能會提出哪些問題，尤其是那些你認為不可能被提出的問題。
以下則是有關問與答的技巧：
一、 假設問題演練：在第一次演練時，你可以請同事對此次簡報的內容用心想一想，或大家腦力激盪一下，提出一些可能的問題供你參考。
二、 準備的方向：
1、 首先，要對簡報內容有相當程度的熟悉，並從中思考聽眾可能提問的問題。
2、 另外，從簡報的目標、參加對象的相關資訊，例如：聽眾的背景、經驗、需求、興趣等角度思考，除可以「客製化」簡報的內容之外，亦能從中找出聽眾所可能提問問題的線索。
3、 再者，可以把自己想像成台下聽眾，並自問：如果我是聽眾，我自己會提出什麼問題？
三、 複習：可利用發表簡報前的一兩分鐘空檔，拿出事先準備好的問與答的卡片或講稿，複習上面的問題與答案。這些可協助我們對任何問題做好準備，並且信心十足的加以應對。
四、 表現信心：當你詢問是否有問題要提出時，應該使用開放的、朝向聽眾的手勢，表現出你的信心。雙臂自然雙垂靜待聽眾發問，可顯示自信，若雙臂交叉胸前或手插口袋，則表示不歡迎發問或讓人感覺不安或自大的姿勢。
五、 匿名問題法：可以用匿名問題法，緩和緊張氣氛。若接下來進入休息時間，可在休息時發下卡片，將問題畫出並自答，於休息結束之際，收回這些卡片。接著，瀏覽這些卡片，將問題畫出並自答，藉由這種方式為剪報作統整。特別是參加者不願在同事或陌生人面前提出問題時，這種作法特別適用。
第二節 回答問題的技巧：一般回答問題是有其步驟可循，可以將其分為以下七部曲：
壹、 「傾聽」：仔細傾聽是非常重要，也是回答問題的第一步驟，卻是常常被忽視的技巧，還沒弄清楚之前，不要急於答覆。
貳、 「明白」：當提問者提出問題並仔細聆聽之後，接著第二步驟就是要充分了解所提的問題是什麼，儘可能地再重覆或改述問題一遍。
參、 「停頓」：聽完提問後要先停頓一下，以表示對那個問題要充分了解，你必要思考一下，以便做下一步驟的決定。這樣可以使你不會貿然脫口，而說出一些不切題或不完整的答覆。
肆、 「決定」：利用停頓時間，決定所提的問題是何種問題，並思考如何因應。
伍、 「回答」：是最關鍵的步驟，就是實際回答問題。回答問題的基本原則是「簡短、明確、切題、扼要」，盡可能與你先前的意見及簡報內容相關。
可善用PREP的手法：此法則不僅可運用在簡短清楚地回答問題，亦可用在提出某個觀點或申論一件事，甚至整個簡報內容的架構。回答提問時要條理井然，不管講到哪裡都要知道下ㄧ歩該怎麼說：
一、 P(Position)：立場，即表明你的立場及觀點(State your position or make your point.)。重點在表明立場與觀點。
二、 R(Reason)：理由，說明你這麼做的理由與原因(Give a reason or reasons for this.)。
三、 E(Example)：例子，至少舉一個例子說明(Give at least one example or explanation.)。
四、 P(Position)：立場，再度重申強調你的立場或觀點(Restate your position or point.)。
陸、 「確認」：要向提問者確認你是否答覆了他的提問。
柒、 「繼續」：最後一個步驟，就是繼續下一個問題，不要一直圍繞著同一個問題的答案打轉，趕快進行下一個提間，時間很寶貴。最後則是要決定什麼時候是結束問與答的適當時機。
講次大綱：
一、了解問與答的原則及注意事項
二、了解簡報中問與答的時間點
三、了解簡報者提問問題的方式
第三節 問與達的原則與注意事項：「問與答」的原則及一般注意事項，包含：表明發問的時間與規則、時間掌控、因應突發與負面狀況、棘手的提問者、簡報者提問、最後則是總結。
壹、 表明發問的時間與規則：問與答最主要的規則是「應於簡報開始時表明何時可以接受發問以及何時回答」。如此一來，當聽眾感到疑惑時，也能繼續聽取簡報。常用的三種問與答的時間點為
一、 隨時發問：人數少，且以邊提邊討論的方式進行簡報時，可隨時發問。例如：商品展示。若非對簡報內容非常熟悉或有主題性的正式簡報，不適採用。
1、 優點：可邊探詢聽眾興趣所在，邊進行簡報。
2、 缺點：可能會妨礙簡報者設計好的流程，而著重於臨廠的應變能力。
二、 在於內容段落之間發問：在於內容告一段落時，詢問：「到此為止有什麼疑問嗎？」，等確認後再繼續進行的方式。運用此方法，對於簡報內容與時間掌控非常重要。
1、 優點：可依照發表者所設計的流程進行，並可於中途掌握聽眾是否產生疑問，方便針對需求修正的簡報內容編排。
2、 缺點：可能使一個完整的主題，中斷數次，並偏離主題。
三、 在於簡報結束後發問：人數多時使用此法，是較普遍的一種方式，應事先說明最後才接受發問。可事先準備好記下問題點的「問題表」，內容包括：客戶名稱、日期時間、發表人、問題內容、希望回覆時間、聯絡方式等。
貳、 時間掌控：問與答在時間的控制上，是較難掌握的也是最重要，因為「時間就是一切」。簡報的第一守則就是「準時結束」。為了能夠準時結束，主要可從兩方面著手：簡報內容報告的時間控制、問與答時間的掌控：
一、 簡報內容報告的時間控制：在做簡報練習時或預演時，將每個段落所需要的時間記錄下來，從簡報的起始點開始，計算每個檢核點的時間，並重複練習。如此，在真正進行簡報時，就能充分的掌握報告時間。不過，意外狀況可能隨時會發生，導致你無法按照既定的時程進行，也千萬不要緊張，就算是最完美的簡報也會出錯。因此，你可以調整計畫，只要在最終限定的時間點完成簡報即可。
二、 問與答時間的掌控：關於問與答的時間控制，則跟何時發問及回答的時間點有關。「隨時發問」與「在於內容段落之間發問」，雖然可以隨時掌握聽眾的狀況，但對於整體的時間控制上則較難以掌握。若是「在於簡報結束後發問」，則應注意所剩時間，以及每一問題的時間分配，避免偏離問題，簡報者要隨時掌控。
三、 一個簡單有效、既能讓聽眾發問又能使簡報順利進行的方法是＝＞關於與簡報內容相關的問題隨時都可以問，但是要求獲得額外資訊或與簡報內容無直接聯繫的問題將在簡報最後處理且還可以根據需要，選擇是否要當場回答問題。
參、 因應突發與負面狀況：在簡報時，可能會發生的最壞狀況是什麼呢？如果你可以預想到這些情況，並在心理或情緒上做好準備，你就越不需要害怕這些狀況的發生。也不必因此緊張而驚慌失措。最常出現的幾種最壞情況：
一、 發現原本可用的簡報時間被縮短、
二、 設備出問題、
三、 笑話沒有效果、
四、 很緊張，而且不知所措、
五、 被椅子或電源線絆倒、
六、 火災警報器響起或地震、
七、 你突然覺得身體不適。
以上所列，只是負面狀況的其中幾種而已。不管是任何負面狀況發生，其因應策略的第一步，就是不要慌張。一般來說，「笑容」可以破除這種緊繃的情緒。
肆、 棘手的提問者：每一位簡報者，想必都害怕碰上難答的問題或存心找碴的問題，這會破壞你先前所建立的形象。如何處理這些不常碰上的問題確實是門大學問，在此有些重要的法則，可以提供參考。碰上了這樣的提問人時，基本原則是
一、 試著贏得他的認同。
二、 要沈著冷靜地處理這個問題，千萬不可情緒失控。
伍、 簡報者提問：在簡報中，或許會想問聽眾幾個問題，或跟聽眾進行討論。但務必要記住，你怎麼問，聽眾就會怎麼答。問問題的方式有：
一、 象徵式(Rhetorical)：不是真的問題（不寄望有答案），此方式不宜過多。
二、 封閉式(Close )：此方式所能獲得答案不多，通常也能預測出是何種答案，雖不會有什麼討論，但可求證說了什麼、想了什麼或做了什麼。
三、 開放式(Open)：此種方式所獲解答不只是「是、不是」「對、不對」，是最能引發討論的提問方式。
四、 追問式 (Probing)：更深入了解開放式的問題，使問話者得以探討某一特定部分的內容，或建立其立論。
五、 引導式(Leading)：使被問者的觀點與講者一致，通常用在面談時，以測知應徵者的心態，但用在討論時容易引發爭議。
六、 多重式(Multiple)：指一連串相關的問題，這類問題的回答多在問與答的時段。
陸、 總結：結尾應該讓人感到震撼及難忘的。簡報不是學校報告或一般文章，你不能端上一堆資訊，就以為自己完成了一份完美的簡報。一般人可以接受讀完整篇文章後才了解其意，然而，簡報卻是必須在限制時間內，讓目標聽眾都得到並了解訊息。對簡報而言，是否對聽眾產生效果才是最重要的事。換句話說，簡報的重點不在於你說了什麼，而是台下聽眾得到了什麼。因此，簡報的結束要領和開場是一樣的：必須是強而有力。
第十三章 輔助器材的運用
講次大綱：
一、商業簡報輔助器材的介紹
二、商業簡報輔助器材的選擇
第一節 輔助器材的介紹與選擇
※ 簡報中所用的輔助器材，也稱為「視覺化」的輔助器材。雖然，來參加簡報者我們稱之為「聽」眾，但實際上目前的一般簡報，通常不只是用「聽」的而已，幾乎全部是可以用「看」的。因此，「視覺化」的輔助工具與器材，則扮演相當重要的角色。透過視覺化效果可以彰顯簡報者的想法，讓簡報內容更清晰、好記，且更有說服力。視覺與聽覺的組合，比單獨使用任何一種的效果都強。
壹、 視覺化輔助器材與工具：大致分為以下四大類
一、 多媒體器材：或稱之為「高科技設備」。是利用電腦、網路、錄影、錄音系統來投影和播音。包含：1、固定式投影器材。2、攜帶式投影機。3、(數位)錄放影機。4、電視視訊會議設備。
二、 靜態投影設備：就是簡報內容所用的工具是「靜態」的，播放此內容的器材就稱之為靜態投影設備。包含：1、高架投影機：或稱高射投影機(OHP)。2、幻燈機。3、簡報用數位攝影機。
三、 揭示板和圖表板：大部分在光線好的室內使用，可以方便鼓勵團體討論，並做即時的註解。包含：1、傳統的黑板和白板。2、揭示板：大致可再分為三類，即傳統的揭示板（或稱活動掛圖）、電子揭示板、與講解紙板。
四、 書面資料：將簡報內容或討論過的內容做成資料複本，提供給觀眾，讓觀眾可以拿在手上，隨時參考使用。這也是重要的簡報工具之一，主要有以下三類：
1、特殊用途的講義。
2、可翻閱資料，稱為「翻頁資料」(flipbook；又稱「手翻書」或「活頁夾」) 的講義。3、投影片
複本。
貳、 輔助器材的選擇：在開始設計簡報內容時，就要邊考慮要用怎麼樣的視覺效果，然後再考慮使用何種簡報輔助器材。一般選擇簡報輔助器材有兩個步驟：首先，你必須分析簡報時之限制與資源。然後再依照各輔助器材的優缺點及適用場合，選擇較合適的輔助器材。
一、 分析簡報時的限制與資源：選擇簡報輔助器材，首先要考量的是簡報時的限制和可用資源，然後決定如何處理。包含：
1、 觀眾 / 主講人的限制。
2、 可用器材的限制。
3、 所應考量的因素及該如何處理，請參考課本表13-1所示。
表13-1 簡報輔助器材的資源與選項
資源與選性
檢查這個變數 接下來，做個選擇觀眾群的大小
1. 小型：利用可翻頁資料、筆記型電腦、白版或圖表
2. 大型：利用可翻頁資料或投影器材
觀眾的期望
1. 順勢而為，以求融入。
2. 或者逆向操作，突顯獨特性
器材的熟練度
1. 運用你熟練的設備
2. 學習新方法，練習到上手為止
3. 適應每一種你所選用的器材
高科技的選擇
1. 備妥備用器材，以防萬一
2. 必要時攜帶NB、轉接器，並學會使用密碼和操作系統
會議室和辦公家具
1. 大型：避免過多手寫的字型，使用較大字型
2. 小型：避免過多儀器擠在小空間內
3. 椅子：確認坐在每張椅子上的人都看得清楚
燈光效果
1. 選擇可在關燈時或微暗時使用的器材
2. 如果必須關燈，宜避免時間過長
顏色效果 和品質
1. 提早抵達現場以調整色調；電腦螢幕的顏色不等於現場螢幕的顏色
2. 了解印刷色調和投影色調之間很難一致
二、 衡量各種輔助器材的優缺點：當分析完簡報時各種限制及資源之後，接著則依據之前所提四大類視覺輔助工具的優、缺點及適合狀況，選擇最佳輔助器材。正確使用輔助器材，可大幅提升簡報的效果，引起聽眾的興趣，使簡報過程不至單調，進而加深聽眾的印象。但若使用不當，則會出現反效果，還不如不用比較好。茲將視覺輔助工具（多媒體器材、靜態投影設備、揭示板和圖表板、書面資料）的優、缺點及適合狀況，詳列如下表：
表13-2 簡報輔助器材的優點與缺點
視覺輔助設備
設備種類 主要優點 主要缺點
（一）
多媒體
投影系列 可以放在網路、個人電腦、錄影裝置上
可播放動畫、
使用各種「建入＊」技巧
可連上觀眾的個人電腦、
輸入即時數據資料等。 使用手續比較繁複
通常需要光線較暗房間
不利於團體討論
無法即時加上註解說明
看起來太炫目
非攜帶式 CRT全螢幕顯示時有最佳解析度
電漿顯示器可節省架設器材所需時間
兩者皆適合大團體使用 CRT顯示器
無法隨身攜帶
攜帶式 LCD顯示器有絕佳解析度
資料顯示電視螢幕有最佳解析度
使用一般電腦螢幕可避免顏色失真 LCD攜帶不易
電視螢幕
適合中型團體
電腦螢幕
只適合小型團體
錄影機 有暫停、快轉、倒帶等功能 錄影帶可能規格不合
（二）
靜態
投影系列 都是可攜帶式
比多媒體投影在「技術上」比較不複雜
較無器材不相容的困擾、容易操作 無動畫影像
無法使用「建入」技巧
高架
投影機 變化性高；
可即時在上面書寫或事前準備
可「隨機取用」
容易找先前投影片
可調整影像大小 投影機
可能擋住觀眾視線
操作比較笨拙
對某些觀眾而言，
較不符合潮流。
35釐米
幻燈片 所有投影設備解析度最高者
幻燈機不會擋住觀眾視線
適合大團體使用 室內環境必須陰暗
製作花費
較多金錢與時間
較難回溯先前幻燈片
無法即時註解
CCD簡報用
數位攝影機 可放映各種
實物投影或立體投影 比高價投影或幻燈機
解析度高
（三）
揭示板和
圖表板 都在光線好的室內使用
方便鼓勵團體討論
可做即時性的注解 無法顯示複雜的影像
通常影像會過小
不適合大團體觀看
傳統
黑板和白板 適合討論用
低科技性
無威脅性 須擦拭後才能重新使用
無法提供複本
看起來不專業
電子揭示板 可提供版面上內容的複本
提供不同位置的電腦螢幕觀看 必須刪除後
才能重新使用
「活動」看板 以上優點外，
還可為不同位置的電腦提供線上註解
講解紙板 沒有電子方面困擾
可揭示在牆面上，以提供進一歩討論。 大而不當
搬運不易
（四）書面講義 主要優點 主要缺點
特殊用途的
講義 可提供複本
可顯示複雜資料
可讓觀眾做筆記 觀眾可事先閱讀
容易於聽講時分心
翻頁資料 方便觀眾「掃描」瀏覽資料
可供作電腦幻燈片的備分
可提供未參加者閱讀 列印後便無法更改
色彩呈現效果可能較差
第二節 輔助器材的使用技巧
※ 雖然有許多簡報輔助器材，然而目前用的最普遍的莫過於＝＞單槍彩色投影機加上電腦播放電子簡報檔為主。
※ 使用電子簡報的好處，主要原因有
一、 電子檔案便於增加修改刪除、
二、 檔案保存可重複使用、
三、 電子檔案攜帶方便、
四、 多媒體效果引人注目、
五、 PowerPoint是最普遍的簡報著作與播放工具。
壹、 電子簡報檔：電子簡報是目前普遍使用的簡報工具，所需設備主要為單槍(多槍)彩色投影機與電腦系統，製作成本低廉甚至免費。
一、 使用前＝＞使用電子簡報檔作簡報之前，首先必須先確定電腦是否能夠順利播放簡報檔，包含：簡報檔是否事先安裝並隨身攜帶、注意檔案是否齊全、是否存放在兩種媒體以上備份、電腦系統是否正常運作等。
二、 使用中＝＞
1、 開始：簡報在開始播放以前，應該儘量避免觀眾看見電腦桌面或PowerPoint的編輯畫面。
2、 注意事項：簡報時必須注意，播放投影片的速度不宜過快或過慢，若顯示出來的投影片，則要說明清楚。秀出投影片時，或要換下一張投影片時，暫時停一下，不要講話，讓聽眾能先看一下投影片的內容。報告時面要向聽眾，而不是螢幕，也不是埋頭看或唸手中的資料。用指示工具如指示棒、雷射筆或畫筆，不應動來動去或畫來畫去，而應停在所要說明的重點上。
三、 使用後＝＞則將投影片顯示在最後一張，通常顯示「謝謝指教」或「Q&A」等字眼。或者是關閉投影機，打開電燈，和觀眾進行面對面的互動。散會後離開會場時，若電腦是共用的，而簡報檔的內容重要且不能外流，則記得將存在電腦的電子簡報檔刪除掉，並確認亦從「資源回收筒」移除。
貳、 投影片：高架投影機仍是早期普遍使用的簡報工具，投影片的價錢便宜，還可以一邊說一邊寫。也可以利用電腦列印成黑白投影片，或者用彩色影印機製作出彩色的投影片。
一、 使用前＝＞記住在設計投影片內容時，要簡潔。為投影機加設框架，一來方便操作，二來可以隔絕額外的光線。想清楚站立的位置，避免站在投影機的旁邊，擋住了他人的視線。
二、 檢查＝＞是否調好投影機的焦距。投射出來的影像面積最好只佔投影布幕的四分之三，要讓每個人都能看見投影布幕。
三、 使用中＝＞暫時不要講話，拿出你的第一張投影片，方方正正地擱在投影位置。打開投影機的電源。暫時不要講話，讓人們能先看一下投影片的內容。面向聽眾而非投影布幕。開始解說投影片中所列示的要點。
1、 用筆在投影片上比劃，不要在投影布幕上比劃。
2、 直接用手指出重點來提醒觀眾是最直接有效的方法。
3、 操作要點則是對著投影布幕「定點」直接指出你正在說明的文字或圖表不是隨便比畫。
4、 如果方便就直接用手指，不要用投影筆，以避免胡亂撥弄、讓人眼花撩亂，或看似舞弄指揮棒的動作。
5、 投影內容多屬於文字敘述時，請站在投影布幕的左側，看每一行的起頭而不是結尾。
四、 使用後＝＞則停止講話。關掉投影機的電源。拿下投影片。把下一張投影片擱在投影機上。面向聽眾。接著再說。接下來的每一張投影片都按此順序去做。
參、 幻燈片：
肆、 活頁海報：
伍、 錄影帶：
陸、 書面（翻頁）資料：有個準則認為：「報告之前不要發講義」。如果你先發講義，就一定會失去一些聽眾，因為他們會只顧著看講義，而無心聽你講些什麼。他們還會挑他們有興趣的話題聽，這就剝奪了你表達自己想法的機會。更糟糕的是，如果你所講的跟講義上所寫的大同小異，那麼你就很難引起聽眾們的共鳴，也不易在他們的心目中留下印象。因此，
一、 簡報之前：應先向觀眾說明你將如何使用翻頁資料。你希望他們在簡報前、簡報中、還是簡報後閱讀。
二、 簡報過程：若用到翻頁資料，要引導觀眾找到正在討論的頁次(如「請翻到第頁上」等語句)。
三、 介紹每頁內容：解釋顏色代表涵義、表格中項目、數字意義、點出主要訊息等。
四、 千萬別照著翻頁資料朗讀。應該對著觀眾說話，而不是盯著資料看。如果可以的話，將資料書放在桌上，這樣你才可以加上手勢來報告，而且一定要抬起頭來，與觀眾有眼神上的接觸。
五、 注意，利用翻頁資料作簡報應該是彈性運用，並可與聽眾產生互動。可視觀眾反應做調整。例如：跳過幾頁不必要的篇幅、改變說明的頁次順序、進度加速等等。
第三節 整合多樣化的輔助工具
※ 由於網際網路(Internet)普遍，資訊科技進步，各個產業無不朝向數位化、電子化與無線化的環境邁進。相對地，簡報的方式亦趨於多樣化。除了以上所介紹之輔助工具之外，現在網際網路、無線網路、以及整合多媒體的設備，亦趨於普遍。因此，可將簡報以攝影機拍攝下來，經由網際網路或內部網路進行串流視訊傳輸，使得線上簡報愈來愈普遍。不僅能將錄影資料同步播放或傳送影像，還可合併PowerPoint等格式之發表資料一同顯示並傳送，真正達到多媒體整合之運用。
※ 簡報方式趨於多樣化，除了四大類輔助工具外，網際網路、無線網路、整合多媒體的設備，亦趨於普遍。其他整合多樣化簡報輔助工具的方式簡單說明如下：
一、 線上簡報：可將簡報以攝影機拍下，經由網際網路或內部網路進行串流視訊傳輸，使線上簡報愈來愈普遍。
二、 多媒體整合：除可將錄影資料同步播放或傳送影像，亦可合併Power Point等格式之發表資料一同顯示並傳送，真正達到多媒體整合之運用。
三、 網路播放：已出現多款支援線上簡報的軟體。如Power Point與 PowerPoint Version2003一起使用，可將影片與Power Point投影片組合起來，製作出簡易之Web物件，可於網際網路（內部網路）上播放。例如 Microsoft Producer，提供的主要功能如下：
1、 擷取、匯入和整理各媒體資料
2、 同步化媒體資料
3、 隨處發布和分享你的簡報
四、 其他環境使用：為能隨時觀看，除了網際網路（內部網路）進行串流視訊傳輸，還可依聽眾的環境不同，使用以下方法整合：
1、 錄製成錄影帶（VHS）
2、 以CD-ROM等媒體記錄
3、 上傳至伺服器即可提供下載
4、 自動簡報
第十四章 教學與作業報告簡報之應用
講次大綱：
一、教學與作業報告簡報常見的問題
二、教學與作業報告簡報建議的架構
第一節 教學與作業報告簡報的問題與架構
※ 教學與作業報告簡報，是當前大專院校上課與繳交報告最常使用工具，其所面臨問題為：怕不完整、沒必要記憶、沒有稽核壓力、匆促準備等幾個問題，說明如下：
一、 怕內容不完整，投影片塞滿滿：教學活動中，若是以投影片方式進行說明，最怕準備不足，面對學生或老師刁難無法回答，故教師與學生都會有將投影片「塞滿滿」的偏好。
二、 沒必要記憶，上台照稿唸：由於教學與作業報告多為「一次性」，且表現與績效較無關連，故很多老師與學生會準備了投影片後，上台報告照稿唸，除非面對要求表達與態度分數時，才會改善。
三、 沒有稽核壓力，不注重簡報品質：教師教學雖然在期末有教學績效，學生成績也會透過報告成果打分數，但因教學與作業表達能力與績效關連較低，在此情況下，對於簡報品質要求較不注重。
四、 常常是匆促準備，簡報內容簡陋：由於上課是週期性的每週上課，基於人性，往往在報告前才倉促準備，故簡報內容相當簡陋，不是極端「簡約」就是極端「文字很多」，因此造成品質不佳。
※ 在教學教材方面，教材內容主架構應隨著「課本順序」進行，並無主架構問題。關於作業方面，一般架構如下：
一、 說明「報告主題」
二、 簡要說明原始的報告「來源資料」
三、 進行「理論分析與判斷」
四、 找出「問題點」
五、 根據資料與分析結果「提出對策」
六、 結論與建議
第二節 教學與作業報告簡報的入門處理概念與方法
※所謂「入門級」，是指不熟悉PowerPoint操作軟體下的報告製作，可以處理的方法說明如下：
一、 背景先保持空白：有顏色的背景常會帶動字體位置和顏色改變，最後容易產生問題。
二、 內容精簡為句子：若強迫用Word轉貼為整篇文章，調整文字位置的時間會更久，且帶來很不好的負面印象。
三、 圖片使用數位相機拍攝：圖片通常不容易畫，用數位相機直接拍照，直接貼上，效率更高。
四、 採用大綱列表模式編輯：這樣編輯投影片最快也最無問題，且在使用投影片設計與套版時最無問題。
第三節 教學與作業報告簡報的進階處理概念與方法
※ 所謂「進階級」，是指尚熟悉PowerPoint操作軟體下的報告製作，可以處理的方法說明如下：
一、 背景先保持空白：有顏色的背景常會帶動字體位置和顏色改變，最後容易產生問題。
二、 內容精簡為句子：若強迫用Word轉貼為整篇文章，調整文字位置的時間會更久，且帶來很不好的負面印象。
三、 圖片使用數位相機拍攝：圖片通常不容易畫，用數位相機直接拍照，直接貼上，效率更高。
四、 採用大綱列表模式編輯：這樣編輯投影片最快也最無問題，且在使用投影片設計與套版時最無問題。
五、 選擇投影片背景設計：直接在「格式」的「投影片設計」中，選擇恰當的背景，使報告彩色化。一般而言，土色背景常會發生字體看不清楚之情況，故選擇深色背景比較好。
六、 選擇多媒體藝廊中的插圖：恰當的插圖可以活潑投影片，且可減少只有大綱的空洞感，故建議某些太空白的投影片選擇插圖搭配。
第四節 教學與作業報告簡報的專業處理概念與方法
※所謂「專業級」，是指很熟悉PowerPoint操作軟體下的報告製作，可以處理的方法說明如下：
一、 背景先保持空白：有顏色的背景常會帶動字體位置和顏色改變，最後容易產生問題。
二、 內容精簡為句子：若強迫用Word轉貼為整篇文章，調整文字位置的時間會更久，且帶來很不好的負面印象。
三、 圖片使用數位相機拍攝：圖片通常不容易畫，用數位相機直接拍照，直接貼上，效率更高。
四、 採用大綱列表模式編輯：這樣編輯投影片最快也最無問題，且在使用投影片設計與套版時最無問題。
五、 選擇投影片背景設計：直接在「格式」的「投影片設計」中，選擇恰當的背景，使報告彩色化。一般而言，土色背景常會發生字體看不清楚之情況，故選擇深色背景比較好。
六、 選擇多媒體藝廊中的插圖：恰當的插圖可以活潑投影片，且可減少只有大綱的空洞感，故建議某些太空白的投影片選擇插圖搭配。
七、 將精簡文句以圖片方式進行：文不如圖，圖不如表，專業的投影片差異在能將一列列的文字轉成圖片表達，簡明易懂。
第十五章 商業企劃案報告之應用
講次大綱：（Doris註：第15章與第14章的「處理概念與方法」內容幾乎相同）
一、商業企劃案報告簡報的完整方案說明
二、商業企劃案報告簡報的重點說明
第一節 商業企劃案報告簡報的問題與架構
※ 商業企劃案報告簡報屬於較正式的報告模式，參與者通常具有一定的簡報經驗與製作能力，其所面對問題主要關心的是：對象是誰、內容為何、報告時間有多長、有無吸引力、表現是否為人所接受等，說明如下：
一、 對象：好比行銷一樣，簡報需要找到對的對象並滿足他。因此簡報前，簡報報告人通常會關心報告對象是誰？低階主管還是高階主管？滿足誰的要求？
二、 內容：簡報內容與對象息息相關，當簡報對象程度不高時，必須配合降低報告用語專業度，反之，則須調高專業用語比例，如此才能說服對方。
三、 時間：簡報時間影響內容甚鉅，10分鐘的報告內容絕對與100分鐘的不一樣，因此報告頁數、中間的表達技巧轉換，都成了相當重要的一環。
四、 吸引力：吸引力往往是決定是否取得業務的關鍵，因此找出對方的偏好是相當重要的，故簡報前的資訊收集很重要。
五、 表現：現場的表現水準也會影響簡報是否成功，表達簡報時是否有自信，態度是否正確都很重要，因此，充分的練習是穩定表現的基礎。
第二節 商業企劃案報告的「入門」處理概念與方法（與作業簡報之「進階級」相同，總共1-7項）
第三節 商業企劃案報告的「專業」處理概念與方法（比作業簡報多一項，總共8項）
※ 所謂「專業級」，是指很熟悉PowerPoint操作軟體下的報告製作，可以處理的方法說明如下：
一、 背景先保持空白：有顏色的背景常會帶動字體位置和顏色改變，最後容易產生問題。
二、 內容精簡為句子：若強迫用Word轉貼為整篇文章，調整文字位置的時間會更久，且帶來很不好的負面印象。
三、 圖片使用數位相機拍攝：圖片通常不容易畫，用數位相機直接拍照，直接貼上，效率更高。
四、 採用大綱列表模式編輯：這樣編輯投影片最快也最無問題，且在使用投影片設計與套版時最無問題。
五、 選擇投影片背景設計：直接在「格式」的「投影片設計」中，選擇恰當的背景，使報告彩色化。一般而言，土色背景常會發生字體看不清楚之情況，故選擇深色背景比較好。
六、 選擇多媒體藝廊中的插圖：恰當的插圖可以活潑投影片，且可減少只有大綱的空洞感，故建議某些太空白的投影片選擇插圖搭配。
七、 將精簡文句以圖片方式進行：文不如圖，圖不如表，專業的投影片差異在能將一列列的文字轉成圖片表達，簡明易懂。
八、 調整色彩與配置：良好的色彩搭配與空間配置是提升簡報水準的不二法門。
第 31 講 - 教學與作業報告簡報的問題與架構
壹、講次大綱：
一、教學與作業報告簡報常見的問題
二、教學與作業報告簡報建議的架構
貳、講次內容：
一、說明教學簡報常見的狀況，與學生對於教學投影片的看法
二、說明作業報告簡報常見的問題與內容的良窳。
三、教學與作業報告簡報常見的問題說明與改善的建議。
四、如何建立簡報的架構才能避免內容不完整。
第 32 講 - 教學與作業報告的實務操作與討論
壹、講次大綱：
一、教學與作業報告的簡報架構的實務操作
二、POWER POINT背景、插圖、字體與設計等其他工具的應用說明
貳、講次內容：
一、POWER POINT其他工具的應用
二、短時間編輯恰當教材，建議處理的概念
三、背景、插圖的處理說明
四、字體與設計的實例說明
第 33 講 - 商業企劃報告報告的問題與架構
壹、講次大綱：
一、商業企劃案報告簡報的完整方案說明
二、商業企劃案報告簡報的重點說明
貳、講次內容：
一、 短時間內如何作吸引人的商業簡報。
二、 商業企畫案的重點，包括主要關心的是對象是誰、內容為何、報告時間有多長、 有無吸引力以及表現是否為人接受等等。
三、 商業界簡報最重要的重點，包括所陳述的問題嚴不嚴重、投資的效益如何、預算多少等等。若能找到報告對象最關心的問題與基本想法，報告起來就是事半功倍。
第 34 講 - 商業企劃報告報告的實務操作與討論
壹、講次大綱：
一、針對商業企劃案報告的入門與專業處理部分進行說明
二、以搭配教材解釋與比較製作的方法
貳、講次內容：
一、切忌將Word的操作思維帶進Power Point的商業企劃案報告
二、EXCEL圖表轉置於Power Point時，內容製作需注意之處
三、了解Power Point呈現的重點與目的，並運用色塊與比例的關係強化感受
四、如何運用圖表呈現於結論的部分，強調出統整感
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